MS Access 2010 – Bài 2: Giới thiệu về các đối tượng trong Access

Database trong Access 2010 kể cả bốn đối tượng: Table, query, form và report. Các đối tượng này kết hợp cùng nhau cho phép bạn nhập, lưu trữ, phân tích và biên dịch dữ liệu của mình theo cách bạn muốn.

Trong bài học này, bạn sẽ tìm hiểu về từng đối tượng và xem cách chúng tương tác cùng nhau để tạo ra một cơ sở dữ liệu quan hệ đầy đặn chức năng.

Table, query, form và report là framework cho bất kỳ cơ sở dữ liệu nào bạn tạo trong Access. Hiểu cách mỗi thành phần này hoạt động sẽ giúp bạn tạo một cơ sở dữ liệu hữu ích và giúp bạn lấy ra thông tin mình cần.

Table (Bảng)

Đến thời điểm này, bạn đã biết được database là tập hợp dữ liệu được bố trí thành nhiều bản kê và kết nối với nhau. Trong Access, tất cả dữ liệu được lưu giữ trong các bảng. Các bảng này được ví như “trái tim” của bất kỳ cơ sở dữ liệu nào.

Các bảng được bố trí thành các cột dọc và các hàng ngang.

Trong Access, các hàng và cột được coi là các bản ghi và các trường. Một trường không những là một cột. Đó là cách tổ chức tin tức theo loại dữ liệu. Mọi tin tức trong 1 trường đều có cùng loại. Ví dụ, mọi mục nhập trong trường First Name sẽ là tên và mỗi mục nhập trong trường Street Address sẽ là một địa chỉ.

Tương tự, một bản ghi không chỉ là một hàng. Đó là một công ty thông tin. Mỗi ô trong 1 hàng nhất định là một phần của bản ghi thuộc hàng đó.

Lưu ý cách mỗi bản ghi kéo dài trong nhiều trường. Mặc dù thông tin trong mỗi bản ghi được bố trí thành các trường, nhưng nó cũng thuộc sở hữu các tin tức khác trong bản ghi đó. Bạn có thấy số ở bên trái của mỗi hàng không? Đó là số ID xác định từng bản ghi. Số ID cho 1 bản ghi đề cập đến mọi thông tin chứa trong hàng đó.

Các bảng là cách để lưu trữ các thông tin liên quan chặt chẽ với nhau. Giả sử bạn nắm giữ một hiệu bánh và có cơ sở dữ liệu bao gồm bảng chứa tên và tin tức của khách hàng, như số điện thoại, địa chỉ nhà riêng và địa chỉ email của họ. Bởi vì các tin tức đây là mọi thứ chi tiết về khách hàng của bạn, nên hãy đưa chúng vào và một bảng. Mỗi khách hàng sẽ có đại diện bởi một bản ghi duy nhất và từng loại thông tin về khách hàng sẽ có lưu giữ trong trường riêng của chúng. Nếu bạn quyết định thêm bất kỳ thông tin nào nữa (ví dụ: sinh nhật của khách hàng), bạn chỉ cần tạo một trường mới trong cùng một bảng.

Form, query và report (Biểu mẫu, truy vấn và báo cáo)

Bảng lưu giữ tất cả dữ liệu của bạn, ba đối tượng khác (biểu mẫu, truy vấn và báo cáo) cung cấp cho bạn các cách để làm việc với các dữ liệu đó. Mỗi đối tượng này tương tác với các bản ghi được lưu trữ trong những bảng của cơ sở dữ liệu.

Form (Biểu mẫu)

Biểu mẫu được sử dụng để nhập, sửa đổi và xem những bản ghi. Có thể, bạn đã từng phải điền các mẫu đơn trong nhiều trường hợp, như khi đến phòng khám bác sĩ, khi ứng tuyển hoặc đăng ký đi học. Các biểu mẫu được dùng thường xuyên như một cách dễ dàng để hướng dẫn mọi người nhập dữ liệu chính xác. Khi bạn nhập thông tin tưởng vào một biểu mẫu trong Access, bạn sẽ được đưa đến đúng nơi bạn cần đến, vào một hoặc nhiều bảng có liên quan.

Biểu mẫu giúp việc nhập dữ liệu đơn giản hơn. Làm việc với những bảng mở rộng có thể gây nhầm lẫn và khi bạn đã kết nối các bảng, bạn cũng có thể luôn cần làm việc với nhiều bảng cùng một lát để nhập một tập hợp dữ liệu. Tuy nhiên, với những biểu mẫu cũng có thể có thể nhập dữ liệu vào nhiều bảng cùng một lúc, mọi thứ tất cả sẽ cùng tập hợp tại một điểm. Những người tạo ra cơ sở dữ liệu thậm chí có thể thiết lập các hạn chế đối với từng phần tử biểu mẫu riêng lẻ để đảm bảo tất cả những dữ liệu cần có được nhập đúng định dạng. Tóm lại, biểu mẫu giúp giữ cho dữ liệu nhất quán và được tổ chức. Đó là điều cần có cho 1 cơ sở dữ liệu chính xác và mạnh mẽ.

Query (Truy vấn)

Truy vấn là cách kiếm tìm và biên dịch dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng. Chạy một truy vấn giống như hỏi một câu hỏi chi tiết về cơ sở dữ liệu của bạn. Khi bạn tạo truy vấn trong Access, bạn định vị các điều kiện tìm kiếm cụ thể để tìm chuẩn xác dữ liệu bạn muốn.

Truy vấn khỏe hơn rất nhiều so với các kiếm tìm đơn giản mà bạn có thể thực hiện trong bảng. Trong khi tìm kiếm cũng đều có thể giúp bạn tìm thấy tên của một khách hàng thuộc doanh nghiệp của bạn, bạn có thể chạy truy vấn để tìm tên và số điện thoại của mọi khách hàng đã thực hiện mua hàng trong tuần qua. Một truy vấn được thiết kế tốt có thể cung cấp thông tin bạn không thể tìm ra chỉ bằng phương pháp coi xét dữ liệu trong số bảng.

Report (Báo cáo)

Báo cáo cung cấp cho bạn khả năng trình bày dữ liệu có sẵn. Nếu bạn đã từng thu được bản in lịch học hoặc hóa đơn của một giao dịch mua hàng trên máy tính, nghĩa là bạn đã thấy báo cáo về cơ sở dữ liệu. Báo cáo có ích vì chúng cấp phép bạn trình bày các thành phần của cơ sở dữ liệu ở định hình dễ đọc. Bạn cho dù cũng đều có thể tùy chỉnh giao diện của báo cáo để làm cho nó cuốn hút và trực quan hơn. Access cung cấp cho bạn khả năng tạo báo cáo từ bất kỳ bảng hoặc truy vấn nào.

Kết hợp các đối tượng cùng nhau

Ngay cả khi bạn thực thụ hiểu về kiểu cách dùng từng đối tượng, nhưng mới đầu cách chúng hoạt động cùng nhau có thể vẫn khó hiểu. Hãy nhớ rằng tất cả các đối tượng này đều làm việc với và một dữ liệu. Mỗi phần dữ liệu trong 1 truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo được lưu giữ ở một trong những bảng cơ sở dữ liệu của bạn.

Biểu mẫu cho phép bạn thêm dữ liệu vào bảng và xem dữ liệu đã tồn tại. Các báo cáo trình bày dữ liệu từ những bảng và cả từ các truy vấn nữa, sau đó kiếm tìm và phân tích dữ liệu trong cùng các bảng này.

Những mối liên hệ này nghe có vẻ phức tạp, nhưng trên thực tế chúng phối phù hợp với nhau rất tốt và tự nhiên đến mức chúng ta thường không chú ý, trong lúc sử dụng các đối tượng cơ sở dữ liệu được kết nối. Bạn đã từng sử dụng danh mục thẻ điện tử để tìm kiếm một bộ sách tại thư viện chưa? Rất có thể, bạn đã nhập thông tin tìm kiếm của mình vào một thứ gì đó trông như thế này:

Khi bạn thi hành tìm kiếm, bạn đã nhập cụm từ tìm kiếm của mình vào một biểu mẫu, sau đó được dùng để làm tạo và chạy truy vấn dựa trên đòi hỏi của bạn. Khi truy vấn hoàn tất việc kiếm tìm trong những bảng của cơ sở dữ liệu cho các bản ghi thích hợp với tìm kiếm, bạn sẽ thấy một báo cáo về việc Access đã thu thập tin tức từ truy vấn và các bảng có liên quan, trong trường hợp này là một bản kê các bộ sách phù phù hợp với những từ tìm kiếm của bạn. Bạn cũng đều có thể hình dung các kết nối giữa các đối tượng như sau:

Giả sử thay vì sử dụng những công cụ này, bạn phải tìm kiếm trong 1 bảng khổng lồ chứa mọi cuốn sách trong hệ thống thư viện. Các bản ghi liên quan cũng có thể có thể được trải ra trên rất nhiều bảng: Một bảng cho các tiêu đề và mô tả sách, một bảng chứa tin tức về những bộ sách đã được mượn hoặc trả, cùng một bảng với mỗi nhánh của thư viện.

Bạn bắt buộc phải tìm kiếm tối thiểu ba bảng chỉ để tìm một cuốn sách, địa thế của nó và xem liệu nó đã được mượn chưa! Thật dễ dàng để mường tượng sẽ khó khăn như làm sao để kiếm được đúng cuốn sách. Nếu bạn không cẩn thận, bạn cho dù có thể làm hỏng một điều gì đó bằng phương pháp vô tình xóa hoặc chỉnh sửa một bản ghi. Thật dễ dàng để thấy các đối tượng trong cơ sở dữ liệu làm cho chuyện kiếm tìm này đơn giản hơn như thế nào.

Trong bài viết này, chúng ta đã thảo luận khái niệm về một cơ sở dữ liệu quan hệ. Đó là một cơ sở dữ liệu cũng đều có thể biết rằng các tập dữ liệu không giống nhau có liên quan như làm sao với nhau. Các tình huống như thí dụ trên là nguyên do tại sao mọi người nhận thấy cơ sở dữ liệu quan hệ rất hữu ích. Nếu không có một cơ sở dữ liệu quan hệ, một nhiệm vụ đơn giản, như kiếm tìm một bộ sách và xem nó có được mượn chưa hay đang đặt tại đâu, trở nên vô cùng phức tạp và tốn thời gian. Việc biết phương pháp sử dụng bốn đối tượng Access cũng có thể làm cho các tác vụ phức tạp trở nên thân thiện với người dùng hơn.

MS Access 2010,đối tượng trong MS Access 2010,table,query,form,report

Nội dung MS Access 2010 – Bài 2: Giới thiệu về các đối tượng trong Access được tổng hợp sưu tầm biên tập bởi: Tin Học Trường Tín. Mọi ý kiến vui lòng gửi Liên Hệ cho truongtin.top để điều chỉnh. truongtin.top tks.