Cách giới hạn thời lượng cuộc họp cho room calendar trong Office 365

Hướng dẫn này dành riêng cho các room calendar (lịch tạo phòng họp) đã được thiết lập làm phòng họp trong Office 365. Nếu bạn chưa thi hành phần đó, giờ đây là thời điểm tuyệt vời để bắt đầu. Khi bạn đã hoàn tất, hãy quay về đây để thực hành bước tiếp theo.

Khi văn phòng của bạn có nhiều phòng họp và một hàng ngũ đang phát triển, đảm bảo việc lên lịch thích hợp cho mọi người sẽ trở nên khó khăn hơn. May mắn thay, Office 365 cung cấp cho bạn sức mạnh để công cụ lên lịch tạo phòng họp thực hành một số công việc cho bạn.

Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách tạo room calendar chỉ chấp nhận các cuộc họp có độ dài nhất định. Từ trang phòng họp, nhấp vào một phòng để hiển thị chi tiết trong thanh bên. Nhấp vào “Booking Options” để mở một cửa sổ mới.

Tùy chỉnh các tùy chọn đặt phòng họp Office 365

Liên kết trên sẽ mở “Booking delegates” theo mặc định, vì vậy bạn sẽ thật cần phải nhấp vào tùy chọn thanh bên cho “Booking options” để xem màn hình sau:

Khi bạn lần trước mắt tạo một phòng họp, sẽ có một số có hạn theo mặc định. Giới hạn sự kiện thông thường là một ngày, thời gian dài hơn mức cần có đối với hầu hết các phòng họp. Ở những nơi có nhu cầu cao, bạn có thể muốn đặt giới hạn là 3 giờ. Trong tình huống hiếm hoi cần một buổi họp dài hơn, bạn luôn có thể tạo một ngoại lệ.

• Cách gửi thông báo mail đến Office 365

Các tùy chọn bổ sung để cải thiện việc lên lịch phòng họp

Một số điểm nổi bật khác mà bạn cũng có thể muốn thay đổi khi ở đây:

– Cấm các cuộc họp định kỳ : Một trong những nguồn xung đột rất lớn trong phòng họp dễ thấy là việc lặp lại các cuộc họp không thực sự diễn ra. Bằng cách loại bỏ chúng như một tùy chọn, bạn sẽ đảm nói rằng tất cả các buổi họp diễn ra đã được lên kế hoạch cụ thể, chứ không chỉ là thứ còn sót lại từ nhiều tháng trước.

– Hạn chế thời hạn đặt trước : Một số văn phòng có chủ trương chặt chẽ hơn trong việc lên lịch họp trước. Nếu bạn phải khống chế chặt chẽ các phòng họp của mình, hãy thử giảm thời gian đặt trước tối đa xuống 30 ngày. Bằng cách này, bất kỳ ai cần lên lịch trình xa hơn bắt buộc phải xác nhận với quản trị viên và nếu các sự kiện thay đổi (như họ thường làm trước đó) thì bạn sẽ ít có khả năng quên điều ấy hơn.

Những cài đặt này chỉ ảnh hưởng đến phòng họp mà bạn đã chọn, vì thế hãy nhẹ nhõm thay đổi chúng nếu bạn có các loại phòng họp khác nhau trong toàn văn phòng.

Office 365, room calendar, giới hạn thời lượng cuộc họp, cách giới hạn thời lượng cuộc họp, giới hạn thời lượng cuộc họp cho room calendar, giới hạn thời lượng cuộc họp trong Office 365

Nội dung Cách giới hạn thời lượng cuộc họp cho room calendar trong Office 365 được tổng hợp sưu tầm biên tập bởi: Tin Học Trường Tín. Mọi ý kiến vui lòng gửi Liên Hệ cho truongtin.top để điều chỉnh. truongtin.top tks.