Cách sử dụng tính năng External Sharing trong Office 365

Trong đa số các doanh nghiệp, khả năng có thể chia sẻ nội dung với những người dùng bên phía ngoài là một phần rất quan trọng. Khả năng này thậm chí còn có tầm quan trọng lớn hơn khi làm việc với bên thứ ba, khách hàng hoặc hãng sản xuất mà người dùng cần cộng tác bên phía ngoài doanh nghiệp.

Vì nguyên nhân đó, trong bài viết này, Truongtin sẽ cùng độc giả thảo luận về tính năng External Sharing là gì, các cấp bậc khác nhau của người dùng bên phía ngoài và sau đó chỉ dẫn bạn cách chia sẻ nội dung ra bên phía ngoài trong Office 365.

External Sharing là gì?

Từ bên ngoài, External Sharing trong Office 365 là khả năng cung cấp tài liệu hoặc nội dung cho người dùng làm việc bên phía ngoài doanh nghiệp.

Từ bên trong, External Sharing có thể mang ý nghĩa tận gốc khác, tùy thuộc vào việc nội dung được chia sẻ ẩn danh với người dùng bên ngoài hay với những người dùng bên phía ngoài đã được xác thực.

Người dùng ẩn danh là ai?

Một tư liệu hoặc thư mục cũng có thể có thể được chia sẻ với người dùng bên ngoài thông qua một liên kết ẩn danh, có nghĩa là người truy cập tư liệu chẳng thể được trao dạng. Những người sử dụng khách này được xem là “người dùng ẩn danh”.

Nếu bạn chọn tùy chọn này, tư liệu của bạn sẽ có hiển thị cho bất kỳ ai có quyền truy cập vào liên kết, và họ cũng có thể chuyển tiếp đến những người dùng bên phía ngoài khác. Điều quan trọng cần lưu ý là không lúc nào được chia sẻ tư liệu chứa thông tin mẫn cảm hoặc thông tin nhận dạng cá nhân theo cách này.

Người đang gửi tài liệu có thể đưa ra quyết định cấp phép quyền truy cập “chỉ xem” hoặc “có thể chỉnh sửa” với ngày hết hạn cũng đều có thể được đặt. Về cơ bản, các quyền được cấp cho 1 siêu liên kết chứ không phải cho người dùng.

Người dùng bên ngoài được xác thực là ai?

Cách khác để chia sẻ nội dung là với những người dùng bên ngoài đã xác thực, nghĩa là bạn mời người dùng qua email mà người ta cần đăng nhập bằng tài khoản đã xác thực trước lúc họ có thể truy cập nội dung.

Ngay sau khi chấp nhận lời mời, họ sẽ tự động được thêm vô thư mục của tổ chức, với tư cách là người sử dụng bên ngoài, nhưng chỉ có thể truy cập các yếu tố bạn đã chia sẻ với họ. Một lần nữa, điều quan trọng là đáp ứng rằng bạn không cấp cho họ quyền truy cập vào toàn bộ trang web, nếu như nó chứa tin tức mẫn cảm hoặc tin tức nhận dạng cá nhân.

Để có thể xem liệu người sử dụng có chấp nhận lời mời hay không, bạn cũng đều có thể thi hành việc này bằng cách xem lời mời đang chờ giải quyết từ trong cài đặt, sau đó chuyển đến tab “Access requests and invitations” hoặc bạn cũng đều có thể kiếm tìm thủ công tên người dùng khách trong thư mục của tổ chức.

• Cách thêm bút ký email trong Microsoft Office 365

Cách chia sẻ tư liệu với người dùng bên phía ngoài trong Office 365

Sau khi đòi hỏi nhóm CNTT cấu hình chia sẻ ra bên phía ngoài cho SharePoint hoặc OneDrive, bạn đã sẵn sàng chia sẻ tư liệu của mình với người dùng bên ngoài.

Chia sẻ tư liệu hoặc thư mục SharePoint hoặc OneDrive với người sử dụng ẩn danh

Bước 1 : Từ bên trong SharePoint hoặc OneDrive, hãy đi đến “SharePoint document library” hoặc “OneDrive for Business (của bạn)” nơi chứa tài liệu hoặc thư mục bạn mong muốn chia sẻ. Tiếp theo, chọn nó bằng phương pháp đánh dấu vào vòng tròn bên trái của tư liệu hoặc thư mục.

Bước 2 : Chọn Share và Anyone trong cài đặt liên kết. Điều này sẽ định vị liệu người sử dụng khách có thể chỉnh sửa tài liệu hay không, sau đó hãy đáp ứng rằng bạn đã đặt ngày hết hạn cho siêu liên kết.

Bước 3 : Sau đó, chọn Apply. Bạn sẽ có cung cấp một liên kết mà bạn có thể sao chép hoặc gửi qua email đến người sử dụng bên ngoài đã chọn, điều ấy không yêu cầu họ đăng nhập để truy cập.

Chia sẻ tài liệu với người dùng bên ngoài đã xác thực

Bước 1 : Quá trình chia sẻ tài liệu hoặc thư mục với những người sử dụng đã xác thực cũng đơn giản như tạo liên kết ẩn danh. Đi tới cài đặt liên kết, từ đây chọn tùy chọn Specific people và thêm địa chỉ email của người sử dụng mà bạn muốn chia sẻ, cùng với cấp bậc truy cập mà bạn mong muốn cấp cho họ.

Từ phía trên, hai tùy chọn khác có sẵn phía dưới Anyone là các tùy chọn mà bạn có thể sử dụng để chia sẻ tư liệu với những người dùng đã có trong thư mục của tổ chức.

Bước 2 : Sau khi chọn Apply , bạn cũng có thể chọn sao chép liên kết vào clipboard hoặc gửi liên kết đó qua email. Điều này sẽ cho bạn thấy rằng chỉ những người bạn đã mời cụ thể mới có thể truy cập tư liệu này. Bạn cũng sẽ được thể xem ai hiện có quyền truy cập vào tài liệu.

Bước 3 : Lời mời tham dự tư liệu sẽ có gửi đến người dùng khách và nó cần được chấp nhận. Khi đã chấp nhận lời mời, họ sẽ rất cần đăng nhập bằng địa chỉ email đáng tin cậy, sau đó họ sẽ được thêm nữa thư mục tổ chức.

Chia sẻ một trang SharePoint với người dùng bên phía ngoài đã xác thực

Bước 1 : Quá trình chia sẻ toàn bộ trang SharePoint với những người sử dụng được xác thực bên phía ngoài gần giống như ở trên. Điều hướng theo phương pháp của bạn đến trang web và sau đó chọn nút Share ở góc trên cùng bên phải.

Bước 2 : Sau khi chọn mục này, một cửa sổ pop-up sẽ xuất hiện, nơi bạn có thể thêm địa chỉ email cá nhân của những người sử dụng mà bạn muốn mời vào trang web của mình.

Bước 3 : Sau khi thi hành xong, người dùng sẽ thu được lời mời đăng nhập và truy cập trang web. Tương tự như trên, nếu người dùng chấp nhận lời mời, thì họ sẽ được thêm nữa thư mục của tổ chức.

Office 365, External Sharing, tính năng External Sharing, sử dụng tính năng External Sharing, External Sharing trong Office 365, External Sharing là gì, chia sẻ nội dung với người dùng bên ngoài

Nội dung Cách sử dụng tính năng External Sharing trong Office 365 được tổng hợp sưu tầm biên tập bởi: Tin Học Trường Tín. Mọi ý kiến vui lòng gửi Liên Hệ cho truongtin.top để điều chỉnh. truongtin.top tks.