Cách sửa lỗi định dạng số khi dùng Mail Merge trong Word

Tính năng Mail Merge (Trộn thư) của Microsoft Word là một trong số tính năng được người dùng yêu thích. Nó hữu hiệu khi tạo nhãn, mẫu thư, email hoặc báo cáo tùy chỉnh. Khi biết phương pháp sử dụng nó, bạn có thể để dành được không ít giờ làm việc.

Tuy nhiên, một trong những phiền toái của Mail Merge là nó chẳng thể định dạng chính xác số từ bảng tính Excel. Ví dụ, kết quả bán sản phẩm trong bảng tính Excel là 100 nhưng sang Word nó lại biến thành 99.99999999996. Để khắc phục lỗi này, chúng ta có thể sửa bảng tính, chỉnh sửa tài liệu Mail Merge hoặc đơn giản thay đổi cách hai file liên kết với nhau. Mặc dù cách cuối cùng ít người biết nhưng nó cũng có thể có thể là cách tốt nhất, ngoại trừ việc không còn hoạt động trong Word 2016.

Lưu ý : Các giải pháp dưới đây được thực hiển thị trên Office 2016 nhưng vẫn áp dụng trên những phiên bản Word và Excel khác.

1. Sử dụng “Number Switch” trong Word

Chúng ta sẽ thi hành cách một là chỉnh sửa tài liệu Word. Ở đây, bạn sẽ sử dụng mã định dạng số mong muốn cho trường trộn (Merge Field) trong tư liệu Word. Trường trộn về cơ bản sẽ thông báo cho Word biết cột nào trong bảng Excel có chứa dữ liệu cần chuyển đổi. Để áp dụng định hình cho một trường trộn, bạn cần sử dụng Number Switch (trước đây xem là Picture switch) trong mã trường của trường đó.

Đầu tiên, bạn cần xem mã trường thực tiễn bằng cách mở tài liệu Mail Merge và click vào tab Mailings ở trên đầu cửa sổ. Đảm bảo tắt Preview Results để bạn cũng đều có thể thấy các trường Mail-Merge. Sau đó, nhấp chuột phải vào trường Mail-Merge (chẳng hạn «Donation») và chọn tùy chọn Toggle Field Code . Bây giờ bạn sẽ thấy mã trường thực tế (trong dấu ngoặc nhọn như trong { MERGEFIELD Donation }) cho trường đó. Chỉnh sửa mã trường đơn giản bằng cách chèn mã number switch vào cuối mã trường như:

 { MERGEFIELD Donation # $#,##0.00 } 

Wors có sẵn nhiều mã ảnh, dưới này là 4 tỉ dụ với các kết quả tương ứng:

 { MERGEFIELD Cost # 00.00 } 01.00 
  
 { MERGEFIELD Sales # $### } $ 15 
  
 { MERGEFIELD Sales # $#,##0.00 } $ 1,500.00 
  
 { MERGEFIELD Date @ "MMMM d" } November 26 

Như bạn có thể thấy, mã numeric switch giống với mã định hình Excel ngoại trừ chúng được theo sau bởi ký tự “#” đối với số và “@” đối với ngày tháng.

Lưu ý : Chỉ được sử dụng dấu ngoặc kép trong mã ngày, không sử dụng cho mã số.

Để xem nhiều mã khác, xem bảng dưới đây hoặc tìm kiếm mã numeric switch trong Microsoft Word trên mạng.

Dưới này là một số ví dụ về mã trường số cho dữ liệu trong cột “ Sales ” trong bảng tính Excel.

Numeric switch cho trường trộn Mail-Merge

Thực tế, Word và Excel sử dụng và một mã định dạng, nhưng không sử dụng cùng một định dạng hàm. Ví dụ, không có hàm MergeField giống như bên dưới:

 { MERGEFIELD(Donation,"$#,##0.00") } 

Lưu ý : Khi thêm hoặc thay đổi numeric switch, hiệu ứng cũng có thể có thể giữ nguyên ngay, bạn cần cập nhật trường bằng phương pháp click vào đó và chọn Update Field hoặc click vào nút Mailings > Preview Results . Đôi khi bạn phải thực hành thao tác này 2, 3 lần. Nếu sử dụng Mail-Merge Wizard, bạn cũng có thể phải trở lại các bước trước để xem thay đổi.

2. Sửa đổi bảng tính Excel

Trong bảng tính Excel, hãy chèn một cột sử dụng công thức chuyển đổi số hoặc ngày tháng trong Excel thành định dạng text bạn muốn xuất hiện trong Mail Merge.

• Tiết kiệm thời gian với những hàm định dạng chữ này trong Microsoft Excel

Để thi hành điều này, chúng ta sẽ sử dụng hàm TEXT trong Excel. Hàm này có chức năng chuyển đổi số hoặc ngày tháng thành định hình text tương ứng. Tuy nhiên cách thức này có 1 yếu điểm là bạn cần phải biết mã định hình nhất định. Mặc dù các mã này giống hệt với mã được dùng trong tính năng định dạng Custom Number của Excel nhưng đa số người sử dụng hiếm khi thấy chúng.

Ví dụ : Các công thức TEXT(B3, “$#,##0.00”) và TEXT(C5, “M/dd/yy”) chuyển đổi số và ngày tháng thành dạng text (trong tình huống này chuyển đổi sẽ thành “$12,345.67” and “12/01/10”.

Mẹo : Bạn nên định dạng ô chứa những công thức này ở dạng khác (in nghiêng, bôi đậm, màu khác) để biết những số này chỉ ở dạng text đơn giản. Trong những phiên bản Excel cũ hơn, những số này không được sử dụng để tính toán tuy nhiên trong Excel 2016, bạn cũng đều có thể sử dụng chúng trong hầu hết những công thức ngoại trừ hàm tổng như SUM và AVERAGE. Ưu điểm của việc định hình ngày tháng và số ở dạng text là lúc chuyển từ Excel sang tài liệu Word Mail Merge tránh bị lộn xộn.

Mã định dạng cho hàm TEXT

Dưới này là bảng các mã thường được sử dụng trong hàm Text.

Lưu ý : “0” và “#” vào vai trò như placeholder (ký tự giữ chỗ) cho số nhưng “0” buộc số 0 ở đầu hoặc cuối, “#” sẽ được thay thế bằng một số nếu như nó không phải là số 0 đứng đầu hoặc cuối. Do đó, mã “00000” sẽ đảm bảo số 0 ở đầu khỏi bị cắt bỏ đi trong các mã bưu điện New Jersey.

Những mã cho số, ngày tháng, thời gian có thể được dùng trong hàm TEXT hoặc định hình số Custom của Excel. Tuy nhiên, có 1 điểm khác nhau giữa cách hoạt động của những code này trong Excel và Word trong Microsoft Office 2013. Trong Excel, bạn cũng có thể có thể sử dụng M hoặc m cho tháng hoặc phút. Trong hầu hết các trường hợp, Excel đủ thông minh để xác định công ty bạn đang sử dụng nhưng Word chưa được sáng dạ như vậy, bạn phải sử dụng chữ cái viết hoa cho tháng, và viết thường cho phút. Ngoài ra, Excel có thêm mã “MMMMM” cho kết quả chữ viết tắt duy nhất của tháng (ví dụ: J, F, M, A, v.v…)

Lưu ý: Khi chuyển đổi những số này ở dạng text, chúng chưa được sử dụng trong các hàm SUM hoặc AVERAGE, nếu muốn, bạn phải chuyển đổi lại một lần nữa sử dụng hàm VALUE.

Hàm ROUND

Thay vì hàm TEXT, một số người sử dụng thích sử dụng hàm ROUND để bỏ bớt số lượng thập phân thêm vào. Hàm ROUND sẽ làm tròn các số lên hoặc xuống tới vị trí thập phân bạn chỉ định. Ưu điểm là số làm tròn không phải ở dạng text, bạn vẫn cũng có thể sử dụng chúng để tính toán. Hàm ROUND có thể hoạt động tốt trong Mail Merge nhưng ít khi dùng chúng vì:

• Hàm ROUND sẽ bỏ ký hiệu đô la hoặc dấu phân cách hàng ngàn (dấu phẩy).
• Hàm ROUND sẽ bỏ các số 0 ở cuối.
• Đôi khi hàm ROUND hiển thị sai địa thế thập phân khi chuyển đổi sang Mail Merge. Ví dụ, tư liệu Mail Merge hiển thị 4 vị trí thập phân trong khi hàm Round chỉ định 2 hoặc 3 vị trí.

Trong một số tình huống hiếm gặp, hàm ROUND còn hiển thị sai số trong Mail Merge ví dụ thay vì 1.0014, Mail Merge hiển thị 1.0013.

3. Sử dụng liên kết DDE

Hai phương pháp trên kha khá đơn giản nhưng bạn phải nhớ mã định dạng và trong một số tình huống mã giống nhau tuy nhiên cách sử dụng cũng khác nhau.

Một giải pháp đơn giản hơn là liên kết Word với Excel sử dụng liên kết DDE (Dynamic Data Exchange). Nghe có vẻ phức tạp nhưng nếu bạn có thể trộn thư thì DDE không thể làm khó bạn. Bạn chỉ cần thực hiện hai bước và bước đầu tiên là kích hoạt Word mở file thông qua DEE (bước này chỉ cần thi hành một lần).

Như đã nói ở trên DDE không hoạt động trong Office 2016. Dynamic Data Exchange là một kỹ thuật cũ và có vẻ Microsoft đang trong công đoạn từ bỏ nó. Đôi khi nó hoạt động trong Office 2016 và đôi khi không. Thủ thuật để nó hoạt động trong Office 2016 là nguồn dữ liệu Excel phải được mở trước khi truy cập nó từ Word. Và trong Excel, bảng phải được bắt đầu ở hàng đầu tiên trong bảng tính đầu tiên trong file.

Để thiết lập liên kết DDE trong Word 2013, thực hành theo một số bước dưới đây:

Bước 1 . Click vào File > Options .

Bước 2 . Click vào tab Advanced ở bên trái và cuộn trong phần General .

Bước 3 . Tích vào ô Confirm file format conversion on open .

Đây là bước trước mắt và bạn sẽ không phải thực hiện lại nữa. Từ bây giờ, bản sao Word sẽ có mở ở không ít loại file không trùng lặp và mở bằng các con đường khác trong đó có DDE. Nhược điểm của phương pháp này là mỗi lần mở file không phải tư liệu Word trong Microsoft Word, chương trình sẽ cho bạn thay đổi lựa chọn.

Bước thứ hai là bước cuối cùng bạn cần làm mỗi khi chọn nguồn dữ liệu cho Mail Merge (trước Bước 3 của hướng dẫn Mail Merge hoặc sau khi nhấn nút Select Recipients trong ribbon Mailings). Thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1 . Sau khi chọn file dữ liệu muốn sử dụng, hộp thoại Confirm Data Source sẽ xuất hiện.

Bước 2 . Kiểu mặc định là OLE nhưng bạn có thể thay đổi thành kiểu khác. Trong hộp thoại Confirm Data Source , click vào Show all . Trong danh sách kiểu file mở rộng, chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) . (Chọn tùy chọn này nếu sử dụng định hình file Excel mới hơn *.xlsx). Nếu được hỏi, xác nhận bạn chọn Entire Spreadsheet .

Nếu đã chọn bảng tính cho tài liệu Word, bạn phải chọn nó một lần nữa, lần này thông qua liên kết DDE. Từ giờ, định dạng Excel sẽ được chuyển sang tư liệu Word Mail Merge khá nguyên vẹn.

Cảnh báo : Đảm bảo tư liệu bạn mong muốn hợp nhất phải nằm trong sheet trước mắt của tư liệu Excel.

Trên đây là các cách sửa lỗi định dạng khi dùng Mail Merge trong Word. Chúc các bạn thực hành thành công!

sửa lỗi định dạng mail merge,khắc phục lỗi định dạng mail merger,numeric switch,hàm text,hàm round,liên kết DDE,sửa lỗi định dạng số trong mail merge,sửa lỗi định dạng ngày trong mail merge,trộn thư

Nội dung Cách sửa lỗi định dạng số khi dùng Mail Merge trong Word được tổng hợp sưu tầm biên tập bởi: Tin Học Trường Tín. Mọi ý kiến vui lòng gửi Liên Hệ cho truongtin.top để điều chỉnh. truongtin.top tks.