Những mẹo hữu ích để làm chủ Slack

Slack là một phòng họp ảo cho mọi thứ mọi người. Nó thực hiện một công việc thực sự ấn tượng. Đó là đưa các đội đến gần cùng nhau theo một cách tự nhiên và liền mạch nhất. Nhưng bạn chẳng thể để Slack làm mọi thứ mọi công việc cho bạn. Bạn sẽ càng cần làm một điều gì đó để giữ cho Slack đi đúng hướng và khỏi bị bỏ quên.

Để giúp bạn đạt được sự thăng bằng giữa những việc hoạt động trên Slack và đối với việc cập nhật công việc thực tế của mình, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những mẹo có ích nhất để làm chủ Slack.

Lưu ý : Bạn sẽ tìm thấy các cài đặt Slack quan trọng nhất ở hai nơi: Preferences và Profile & Account > Account . Bạn cũng có thể có thể truy cập chúng thông qua menu popup ẩn đằng sau tên của bạn trong thanh sidebar.

Thiết lập Slack cho quy trình làm việc mau hơn

Với rất nhiều cuộc nói chuyện nhóm và cuộc trò chuyện riêng tư đang diễn ra, Slack có thể làm bạn khá mất tập trung. Bạn cần Slack được dọn dẹp sạch sẽ và có 1 luồng công việc sáng dạ hơn để kiểm soát mọi thứ.

Hãy bắt đầu với những điều sau:

Ẩn mọi thứ các kênh và danh bạ

Chuyển đến phần Preferences > Advanced Options > Channel List và từ menu đó, chọn Hide any channels , v.v… và sẽ không có thông báo về hoạt động mà bạn chưa đọc, trừ khi chúng được gắn dấu sao. Điều này giúp ngăn các kênh/danh bạ không hoạt động chiếm không gian quý giá trong thanh sidebar và làm người dùng trở nên mất tập trung. Đừng lo, bạn sẽ vẫn thấy chúng được highlight khi có bất kỳ lời nhắn nào gửi đến bạn.

Chỉ các kênh và địa điểm liên hệ cực kỳ quan trọng, được yêu mến bằng phương pháp gắn dấu sao, xuất hiện bên cạnh tên của từng kênh khi bạn di chuột qua nó. Điều này đặt chúng trong 1 danh sách riêng biệt ngay trên đầu trong thanh sidebar để truy cập nhanh. Hướng dẫn để truy cập mọi thứ các kênh và danh bạ một cách nhanh chóng sẽ được trong phần tiếp theo.

Tắt thông báo email

Bạn không cần những thông báo này, nhưng bạn sẽ vẫn nhận được thông báo trong phần mềm Slack hoặc trên trang web Slack khi bạn mở nó. Thông báo qua email sẽ chỉ làm lộn xộn hộp thư đến của bạn và khiến bạn phát điên lên. Để loại bỏ chúng, hãy chuyển đến Account > Notifications > Additional Settings , nhấp vào nút Expand cạnh bên Email Preferences và trong phần Email Notifications , chọn Never.

Nếu bạn cho là thông báo qua email là cần phải có và không muốn tắt chúng, hãy coi xét thiết lập bộ lọc để thu thập mọi thứ chúng trong 1 thư mục riêng biệt và giữ chúng nằm ngoài hòm thư đến của bạn.

Chọn không nhận email cập nhật, bằng cách bỏ chọn Send me emails with Slack news and tips trong phần Email News & Updates . Bạn sẽ tiếp tục nhận được email quản trị để đặt lại mật khẩu và bạn cũng đều có thể cập nhật thông tin Slack thông qua More Items > What’s New . Bạn sẽ tìm thấy biểu tượng More Items ở trên cùng bên phải trong Slack (tìm biểu trưng ba dấu chấm theo phía dọc).

Tinh chỉnh cài đặt để chỉ nhận các thông báo quan trọng

Chuyển đến Preferences > Notifications > Notification Settings và chọn Only Direct Messages & Highlight Words . Bạn cần làm như vậy, trừ khi bạn đã thay đổi các thiết lập mặc định trong quá khứ. Bây giờ, cuộn xuống phần Highlight Words . Đây là nơi bạn có thể yêu cầu Slack thông báo cho bạn, khi ai đó đưa ra một từ hoặc cụm từ cụ thể.

Lọc danh sách kênh của bạn

Hãy xem danh sách các kênh mà bạn tham gia. Có bao nhiêu kênh bạn thực thụ quan tâm/hoạt động và có bao nhiêu kênh đang làm nguồn cấp dữ liệu của bạn trở nên lộn xộn? Loại bỏ các kênh trong loại thứ 2 ngay lập tức. Đó là một trong nhiều lý do khiến bạn mất tập trung. Tùy chọn Leave khỏi một kênh được ẩn sau biểu tượng bánh răng, ở bên trái của hộp tìm kiếm.

Tắt tiếng cho các kênh làm bạn mất tập trung

Bạn có muốn sử dụng một số kênh nhất định và bỏ qua chúng trong thời gian còn sót lại không? Điều đó là cũng có thể có thể nếu bạn tắt tiếng cho các kênh đó. Bạn sẽ ngừng nhận thông báo cho chúng nhưng bạn vẫn cũng đều có thể bật chúng lên để đọc hoặc thêm các cuộc đối thoại vào trong đó. Tốt hơn là loại bỏ đường dẫn người dùng đã tham gia kênh và phần thông báo ở bên trái trên các kênh. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Mute trong cùng một menu với tùy chọn Leave ở trên.

Buộc Slack dừng việc đòi hỏi bạn chuyển trạng thái

Bạn có hiểu được có một hộp thoại gây phiền hà xuất hiện đòi hỏi bạn chuyển tình trạng thành “active” mỗi khi bạn mở Slack không? Bạn cũng có thể tắt tính năng này bằng cách chọn Don’t ask me again , please trong hộp thoại đó. Bạn cũng đều có thể làm điều tương tự từ Preferences > Advanced Options , rồi tìm trong Other Options để tìm tùy chọn Ask if I want to toggle my away status… và bỏ chọn nó.

Ghim các tin nhắn

Để tránh tin tức hữu ích bị mất trong cuộc nói chuyện trên kênh, hãy giữ các tin nhắn quan trọng nhất được ghim vào kênh, thông qua menu ngữ cảnh của chúng. Điều này giúp chúng có thể dễ dàng truy cập từ phần Channel Details , được ẩn đằng sau tượng trưng ở bên trái hộp tìm kiếm.

Dùng các phím tắt trong Slack

Không có quy trình làm việc kỹ thuật số nào có thể hoàn thiện nếu không có phím tắt, đúng không? Slack có 1 số phím tắt tuyệt hảo mà một khi đã sử dụng, bạn sẽ ước mình cũng có thể có thể biết tới chúng sớm hơn. Vui lòng tham khảo bài viết: Những phím tắt Slack này sẽ cứu đời bạn để hiểu thêm chi tiết.

Làm chủ các lệnh tìm kiếm và lệnh Slash

Biết cách làm chủ hộp tìm kiếm và trường nhập lời nhắn trong Slack có thể thúc đẩy biết bao cho công việc của bạn.

Với Slack, bạn cũng có thể tìm một cuộc hội thoại mau hơn với công cụ sửa đổi tìm kiếm. Dưới này là ba trong số những lệnh hữu ích nhất:

 from:[username] 
 to:[channel or username] 
 in:[channel or username] 

Loại trừ kết quả kiếm tìm khỏi các kênh cụ thể

Nếu bạn muốn ngăn Slack hiển thị kết quả từ một số kênh nhất định, chẳng hạn như những kênh mà bạn không sử dụng thường xuyên, bạn cũng đều có thể làm điều đó trong Preferences > Search . Trong hộp thoại được cung cấp ở đó, nhập tên kênh và chọn nó từ danh sách xuất hiện. Điều này sẽ loại trừ kênh đó khỏi kết quả tìm kiếm.

Hãy khống chế Slack với các lệnh slash (/). Chúng cấp phép bạn truy cập các chức năng Slack khác nhau từ trường nhập trong bất kỳ kênh nào.

Ví dụ, bạn cũng có thể có thể sử dụng /dm @username để gửi thư trực diện đến một người nào đó. Sử dụng /away để chuyển tình trạng của bạn. Với từ khóa /giphy, bạn cũng đều có thể đòi hỏi Slack tìm một GIF thích hợp.

Bạn có bị phân tâm bởi 1 loạt các GIF khi bạn đang đọc một số thông điệp quan trọng không? Ẩn mọi thứ các ảnh GIF đó (hoặc các hình ảnh nội tuyến khác) bằng lệnh /collapse .

Sử dụng Slack hữu hiệu hơn

Giữ các tab thông thường trên @mentions . Bất cứ lúc nào bạn mong muốn coi lại các thư được gửi đến bạn, hãy chuyển đến phần Mentions & Reactions bằng phương pháp nhấp vào tượng trưng @ ở bên phải hộp tìm kiếm.

Tin nhắn có gắn dấu sao chứa các tác vụ được chỉ định cho bạn

Với biết bao cuộc thảo luận đang diễn ra trong Slack, rất dễ mất dấu các thư bạn cần theo dõi. Giải pháp là di chuột qua thư phải làm việc và nhấp vào tượng trưng dấu sao cạnh bên nó. Thao tác này sẽ đặt các thư trong phần Starred Items mà bạn cũng đều có thể mở bằng phương pháp nhấp vào tượng trưng ngôi sao ở bên phải của hộp tìm kiếm. Bằng cách này, Slack có thể tăng 2 lần bản kê việc nên làm của bạn và bạn sẽ không đánh mất các trọng trách quan trọng mà nhóm cắt cử cho bạn.

Để mở rộng điều này, hãy truy cập kênh Slack mến mộ của bạn ngay giờ đây và nhấp vào nút @mentions . Bạn sẽ thấy URL đã thêm /mentions/ vào cuối. Đánh dấu trang này và đặt chúng vào thanh công cụ của trình duyệt. Sau đó, bạn sẽ luôn thấy @mentions của mình khi bạn đến Slack.

Yêu cầu Slackbot gửi lời nhắc

Trợ lý cá nhân của bạn, @slackbot , có thể đưa ra các lời nhắc để giúp bạn theo dấu các nhiệm vụ. Để đặt lời nhắc cho bất kỳ thư nào, hãy nhấp vào biểu trưng dấu ba chấm/biểu tượng menu ngữ cảnh ở phía bên phải của thư và chọn khung thời gian trong phần Remind me about this .

Thay vào đó, bạn có thể thiết lập lời nhắc bằng cú pháp này:

 /remind [who] [what] [when] 

Ví dụ, lời nhắc cũng có thể trông giống như sau:

/remind me that I have a meeting with Ryan at 5.10 pm today (Nhắc tôi có cuộc họp với Ryan lúc 5 giờ 30 tối hôm nay).

Bạn cũng đều có thể đặt lời nhắc cho các thành viên trong group và các kênh bằng phương pháp thay thế [who] trong cú pháp ở trên bằng @username hoặc #channel tương ứng.

Viết chú giải cho chính bạn

Bất kỳ nội dung nào bạn nhập vào khu vực thư mà bạn chia sẻ với @slackbot sẽ chỉ hiển thị với bạn. Điều này khiến cho việc sử dụng khu vực đó như là một scratchpad trở nên hoàn hảo. Sử dụng nó để lưu các liên kết, đoạn văn bản hoặc bất kỳ cái gì khác mà bạn mong muốn lưu trữ thật tiện dụng. Bạn cho dù cũng có thể sử dụng nó để kiểm tra các lệnh, trước khi nhập chúng vào một kênh khác hoặc thử nghiệm với lệnh /giphy mà không phải ra khỏi kênh.

Nhắc lại thông báo khi bạn đang hoạt động

Nếu bạn đã mở Slack để xử lý một việc gì đó cụ thể và không thể dừng lại để trò chuyện với người khác, hãy nhấp vào tượng trưng chuông nhỏ bên cạnh tên của bạn trong thanh sidebar ngay lập tức. Điều này kích hoạt chế độ Do Not Disturb, và Slack sẽ không làm phiền bạn với những thông báo. Khi bạn đã hoàn chỉnh công việc của mình, hãy nhấp lại vào tượng trưng chuông để quay lại chế độ nhận thông báo.

Trích dẫn lời nhắn để cung cấp văn cảnh

Cuộc chuyện trò có thể che phủ biết bao vấn đề chỉ trong vài phút. Điều này còn có nghĩa là điều mà bạn đã nói, chỉ mười phút trước, có thể đã được “chôn sâu” mãi mãi. Nếu bạn muốn thu hút sự chú trọng của 1 thành viên trong nhóm vào nhận xét đó hoặc hỏi ý kiến ​​của họ về chúng, hãy trích dẫn lại lời nhắn đó để thu hút sự chú trọng vào nó.

Để trích dẫn lại bất kỳ lời nhắn nào, hãy nhấp chuột phải vào dấu thời gian của nó và sao chép liên kết của nó từ menu ngữ cảnh, rồi dán vào lời nhắn mới. Tất nhiên, hãy sử dụng điều này 1 cách có hạn để các kênh tránh bị lấp đầy với các lời nhắn được trích dẫn, thay vì các lời nhắn trực tuyến.

Làm cho cuộc đối thoại rõ rệt hơn bằng phương pháp định dạng

Đặt văn bản trong một cặp dấu gạch dưới _text_ hay trong 1 cặp dấu hoa thị *text* hoặc sử dụng một cặp dấu để nhấn mạnh. Để thêm văn bản trên một dòng mới, nhấn Shift + Enter . Nếu bạn muốn thêm một blockquote, hãy bắt đầu với dấu > .

Để bảo quản tài khoản Slack của bạn bằng xác thực hai yếu tố, hãy chuyển đến Account > Settings để thiết lập. Nhấp vào Expand bên cạnh Two-Factor Authentication và làm theo chiều dẫn trên màn hình để hoàn chỉnh quy trình thiết lập. Trong phần đó, bạn cũng sẽ tìm thấy liên kết để đăng xuất bạn khỏi tất cả những phiên khác. Sử dụng liên kết đó bằng cách đăng nhập vào tài khoản Slack của bạn trên web, trong tình huống bạn đã làm mất thiết bị của mình.

Thêm các tích hợp và bot

Khi bạn thêm sức mạnh của các bot và tích hợp cho Slack, hình như Slack cũng có thể làm bất cứ điều gì cho bạn và nhóm của bạn.

Bây giờ, hãy xem bạn có những lợi ích gì khi dùng Slack nhé:

• Đưa file từ Google Drive và Dropbox vào Slack.
• Lãng phí ít thời gian hơn khi thiết lập buổi họp với Tatsu.io.
• Để lại lời nhắn “vắng mặt” với Out of Office bot for Slack.
• Chia sẻ cảm xúc của bạn với các thành viên trong nhóm bằng Oskar.hanno.co.
• Hiển thị thời gian trên các múi giờ khác nhau với TimeLord.

Để định cấu hình tích hợp, nhấp vào tên của bạn trong thanh sidebar Slack và sau đó nhấp vào Apps & Integrations từ menu xuất hiện. Thao tác này sẽ đưa bạn đến thư mục ứng dụng, từ đấy bạn có thể cài đặt phần mềm hoặc bot. Tất nhiên, bạn cũng có thể có thể không có những đặc quyền cần có cho công đoạn thiết lập này. Nếu bạn cảm thấy rằng toàn bộ nhóm sẽ được hưởng lợi từ một ứng dụng nào đó, hãy yêu cầu admin nhóm của bạn coi xét cài đặt ứng dụng đó.

Làm tăng tinh thần đồng đội

Ban đầu, bạn cũng có thể khó đuổi theo kịp với Slack nhưng đừng để điều đó ngăn cản bạn. Mọi thứ trở nên thú vị hơn nhiều khi bạn giải quyết công việc hữu hiệu và quản lý chúng dễ dàng.

Mở rộng phạm vi tiếp cận Slack của bạn

Tại thời điểm này, bạn nên khám phá nhiều kênh hơn về các chủ đề mà bạn yêu thích. Tiếp cận với các thành viên trong nhóm để xây dựng mối quan hệ tốt hơn với họ. Làm cho những thành viên trong nhóm mới cảm thấy như đang ở nhà. Nếu bạn nghĩ rằng một thành viên trong nhóm xứng đáng được khen ngợi đặc biệt, hãy đừng ngần ngại và làm điều đó.

Nếu bạn là một người hướng nội, đừng từ bỏ việc tạo nên các ý tưởng nói chuyện hoặc tham gia một cuộc nói chuyện nào đó, thậm chí bạn không có gì cụ thể để nói cả. Thay vào đó, hãy làm những gì bạn nghĩ rằng tốt nhất, như tìm hiểu mọi người trên cơ sở cá nhân. Khi bạn thực hiện việc này, bạn sẽ cảm nhận ra thoải mái hơn trong các cuộc trò chuyện nhóm, ngay khi khi bạn chẳng cần là 1 thành viên tích cực trong nhóm.

Bắt đầu một cuộc nói chuyện

Đôi khi các kênh Slack trở nên quá yên tĩnh. Có lẽ đó chỉ là 1 ngày tệ hại trong công việc nói chung hoặc cũng có thể có thể mọi người đang nhọc lòng với điều gì đó cá nhân. Có những ngày mọi người trong nhóm cũng có thể cần một chút động viên, và bạn có thể là người bắt đầu khởi xướng những cuộc trò chuyện như vậy.

Bắt đầu 1 cuộc thảo luận về một chủ đề mà bạn biết nhóm của bạn sẽ hứng thú. Yêu cầu thông tin phản hồi hoặc giúp đỡ về một điều gì đó. Đưa ra một ý tưởng về những gì bạn cho rằng một đội cũng có thể có thể làm tốt hơn một cá nhân. Chia sẻ một bài báo. Bạn luôn cũng có thể có thể tạo ảnh GIF ở cuối chẳng hạn. Tất nhiên, bạn không luôn phải đợi đến những ngày công suất lao động kém để thực hành bất kỳ điều nào trong các này. Hãy thực hành chúng bất cứ lúc nào bạn thấy cần thiết.

Giữ môi trường tích cực

Vậy nếu Slack là một công sở ảo thì sao? Những người trong group của bạn vẫn là người thực, có nghĩa là biết bao lễ nghi ngoại tuyến cũng áp dụng cho Slack. Do đó, hãy luôn thân thiện và lịch sự. Và đừng quên rằng cần làm việc trước lúc nghĩ tới chuyện chơi.

Suy nghĩ kỹ càng trước lúc bạn sử dụng lệnh thông báo. Lệnh @channel gửi đến tất cả thành viên thông báo bằng email, bất cứ họ có đăng nhập hay là không và liệu họ có đang hoạt động hay không. Tương tự như vậy, lệnh @group thông báo cho tất cả những thành viên của 1 nhóm và @everyone thông báo cho cả các thành viên trong nhóm của bạn (và bạn chỉ cũng có thể có thể sử dụng nó trong kênh mặc định, #general ).

Những gì bạn đang viết có đủ quan trọng để thu hút sự chú trọng của toàn bộ nhóm trong một số múi giờ không? Hãy suy nghĩ về điều đó trước lúc bạn gửi một lời nhắn vào kênh hoặc nhóm. @here có thể là một lựa chọn tốt hơn cho đa số các tình huống. Nó chỉ thông báo cho những thành viên hiện đang hoạt động trên Slack.

Khi bạn sử dụng lệnh @channel, bạn sẽ thu được cảnh báo về con số người bạn sắp thông báo, nhưng nếu admin trong group của bạn đã vô hiệu hóa nó, bạn có thể tự bật thông báo cho riêng mình.

Làm cho Slack trở thành một nơi thú vị để chuyện trò

Nếu bạn hoạt động khá tích cực trên Slack (hoặc dự định sẽ trở nên tích cực hơn sau lúc đọc bài viết này), đã đến lúc để cảm nhận ra thoải mái và cá nhân hóa Slack một chút.

Trước tiên, thay đổi theme cho sidebar trong Preferences > Sidebar Theme . Hãy tìm thứ gì đó thật dễ chịu và sẽ không làm bạn thấy đau mắt nếu bạn cần dành nhiều thời gian để xem nó.

Thêm các emoji (biểu tượng cảm xúc) và loading message. Nhấp vào tên của bạn trong thanh sidebar và chọn Customize Slack từ menu xuất hiện. Thao tác này sẽ đưa bạn đến phần Customize Your Team , nơi bạn cũng có thể thêm các emoji và loading message bạn chọn. Điều này sẽ rất thú vị đấy.

Mua sắm, tìm một bộ phim hay, chơi bi-a. Bạn nghĩ Slack chỉ để làm việc ư? Hãy nghĩ lại đi! Slack cũng có thể có thể là căn nhà ảo mới của bạn, từ đấy bạn cũng có thể có thể đọc nguồn cấp dữ liệu RSS, đặt taxi, tìm kiếm cơ sở dữ liệu IMDB rồi cho dù cũng đều có thể tham dự các thách thức về thể chất. Tất cả các gì bạn phải là một loạt các tích hợp tuyệt vời cho Slack để bắt đầu.

Bạn đã sẵn sàng làm chủ Slack chưa?

Email tiếp tục ngày càng trở nên quan trọng trong công việc, nhưng Slack đã thành đạt trong việc giảm sự lệ thuộc của mọi người vào email, thông qua việc cộng tác.

Nếu bạn chưa biết về Slack, sao bạn cấm dùng thử nó một lần nhỉ? Nếu bạn đã sử dụng Slack, giờ đây bạn đã biết vài cách tốt nhất để khiến nó hiệu quả hơn với công việc của bạn.

Bạn có sử dụng Slack thường xuyên không? Điều gì sẽ làm cho Slack trở nên tốt hơn hay thú vị hơn đối với bạn? Nếu bạn có các mẹo hữu ích nào khác, hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới nhé!

Xem thêm:

• Các tiện ích gói của Slackware
• Microsoft Teams – phần mềm chat cạnh tranh với Slack đã có bản miễn phí
• Phát hiện lỗ hổng nghiêm trọng ở Framework Electron, Skype, Slack, Twitch và đồng loạt app bị ảnh hưởng

slack,slack là gì,mẹo sử dụng slack,cách làm chủ slack,cài đặt Slack,thiết lập slack,phím tắt cho slack,tìm kiếm trong slack,các câu lệnh trong slack,thêm tích hợp cho Slack,thêm bot cho slack

Nội dung Những mẹo hữu ích để làm chủ Slack được tổng hợp sưu tầm biên tập bởi: Tin Học Trường Tín. Mọi ý kiến vui lòng gửi Liên Hệ cho truongtin.top để điều chỉnh. truongtin.top tks.