Những ứng dụng biến Gmail thành công cụ hợp tác hiệu quả

Khi bạn cần cộng tác với các thành viên trong nhóm của mình, có rất nhiều phần mềm mở rộng cũng đều có thể bổ trợ bạn. Tuy nhiên, hiện giờ vẫn còn hơi nhiều người đang lệ thuộc việc liên lạc qua email. Vì vậy, khi bạn mong muốn cộng tác với các thành viên khác ngay trên email thu được hoặc thậm chí tạo nên một cuộc nói chuyện nhanh, mọi thứ điều ấy còn cũng đều có thể được thực hành ngay từ tài khoản Gmail của bạn.

May mắn thay, có các công cụ tuyệt vời cùng một vài lời chỉ bảo cũng đều có thể giúp ích cho bạn, khi muốn biến chính Gmail thành đạt cụ hợp tác nhóm tốt nhất. Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây!

Các công cụ email cũng có thể có thể trợ giúp

Hiverhq.com

Với Hiver, bạn có thể quản lý nhóm của mình ngay từ tài khoản Gmail bằng cách sử dụng nhãn, gán nhiệm vụ, ủy quyền thư và theo dấu tình trạng của tất cả các thành viên khác trong nhóm.

Bằng cách sử dụng các nhãn được chia sẻ, bạn và nhóm của bạn có thể được thông báo về các tác vụ mới một cách nhanh chóng. Địa chỉ liên hệ được chia sẻ cho phép dễ dàng hơn trong việc soạn thư, tạo lời nhắc qua email, trợ giúp báo lại các lần theo dõi, cho phép chú thích trong cuộc đối thoại và tạo các template cũng có thể sử dụng lại. Nó giúp cung cấp cho doanh nghiệp của bạn một giao diện thống nhất.

Ngoài ra, Hiver cung cấp tính năng phát giác xung đột, để nếu một người khác trong nhóm của bạn trả lời một mail được chia sẻ, bạn sẽ biết ngay lập tức.

Hiver cung cấp bản trải nghiệm miễn phí để bạn có thể kiểm tra các tính năng. Giá của gói này thay đổi mỗi tháng, sau thời gian dùng thử, dựa trên con số người dùng, email, các template và các mục khác. Lưu ý rằng người dùng bạn mời vào Hiver phải có tài khoản Google Apps hoặc Gmail.

Missive.com

Missive là một công cụ cộng tác dựa trên web tuyệt vời, vì nó kết hợp các cuộc chuyện trò chuỗi trực tiếp trong hộp thư đến của bạn. Ứng dụng này cũng có các tùy chọn để tạm ẩn hoặc lưu trữ các cuộc trò chuyện, khả năng soạn email với các thành viên trong nhóm và cung cấp cho bạn một ứng dụng email mạnh mẽ.

Một khi bạn đăng ký một tài khoản miễn phí trên Missive, bạn có thể tạo một nhóm đơn giản bằng cách nhập tên nhóm của bạn. Mời mọi người tham gia, kết nối tài khoản Gmail hiện tại để nhập email của bạn và sau đó bạn cũng có thể sử dụng nó.

Việc cộng tác cực kỳ đơn giản. Bạn cũng đều có thể đề cập đến đích danh một thành viên nào đó trong nhóm, để thu hút sự chú ý của họ vào một tin nhắn cụ thể. Sau đó, bạn cũng đều có thể có 1 cuộc trò chuyện qua email với một kiểu văn bản quen thuộc của giao diện. Bạn cũng đều có thể chuyện trò riêng với các thành viên trong nhóm của mình nếu cần, chỉnh sửa lời nhắn cũng như đính kèm file và ảnh.

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm email hoàn chỉnh với các tính năng tuyệt vời, có thể cộng tác đơn giản và giao diện không quá phức tạp, Missive là một lựa chọn tuyệt vời cho bạn.

Todoist.com

Todoist là một trong các ứng dụng quản lý tác vụ thông dụng nhất và với sự cộng tác cùng Gmail, nó thậm chí còn trở nên hùng mạnh hơn. Bạn cũng đều có thể mau chóng chuyển đổi tin nhắn thành các tác vụ, cộng tác trên các dự án được chia sẻ và kiểm tra các danh sách công việc phải làm từ hòm thư đến của bạn.

Ứng dụng cung cấp các thông báo hữu ích, hệ thống nhãn phù hợp với quy trình làm việc, phần nhận xét có thể đính kèm, chức năng xuất cho iCalendar, đồng bộ hóa thiết bị theo thời gian thực và chừng độ ưu ái mã hóa màu. Tất cả các tính năng tiện dung này giúp việc cộng tác trực diện từ hộp thư đến trên Gmail của bạn đơn giản như ăn một cái bánh.

Một tính năng nổi bật của Todoist là khả năng truy cập của nó. Bạn cũng đều có thể sử dụng nó trên web, thiết bị di động rồi cho dù dưới dạng tiện ích bổ sung cho trình duyệt. Ứng dụng này còn có sẵn miễn phí với những tùy chọn gói trung tâm cao cấp và phiên bản dành cho doanh nghiệp, dựa trên cơ sở đăng ký hàng năm.

Keeping.com

Nếu bạn và nhóm của bạn là người dùng Google Chrome, thì bạn nên sử dụng một phần mềm được coi là Keeping để kiểm tra sự cộng tác của tập thể nhóm trên Gmail. Ứng dụng này dành cho những doanh nghiệp, cung cấp bổ trợ qua email và có chứa hệ thống bán vé nội bộ.

Keeping cung cấp hộp email công ty trợ giúp, với những loại: Nhãn mở và chưa được chỉ định, nhãn được gán cho bạn và các nhãn có thể sắp xếp, được đặt ngay ở đầu tài khoản Gmail của bạn. Bạn cũng có thể có thể thay đổi tình trạng lời nhắn từ mở thành đóng, gán email cho người sử dụng bạn thiết lập, cũng giống sử dụng bộ lọc để xem số lượng người dùng đã được chỉ định. Ứng dụng này cấp phép ghi chú nội bộ cho từng thư mà toàn bộ nhóm của bạn có thể thấy. Nó không những thuận tiện mà còn cần phải có cho sự cộng tác hỗ trợ qua email.

Keeping hiện tại đang tiếp tục cung cấp bản trải nghiệm miễn phí trong 14 ngày. Sau đó, có ba gói có sẵn với giá lệ thuộc vào con số người sử dụng và hộp thư dùng chung mà bạn cần. Như đã đề cập, Keeping chỉ khả dụng cho Google Chrome.

Google Group

Thiết lập Google Group có thể giúp bạn và nhóm của bạn tập hợp ý tưởng, chủ đề và email từ hộp thư đến cộng tác.

Bạn chỉ cần tạo một nhóm mới, điều tiết cài đặt quyền cơ bản và mời các thành viên trong group của bạn tham gia. Bạn có thể chỉ định và xử lý các chủ đề, quản lý thẻ có ích và sử dụng bộ lọc để luôn cập nhật tình hình. Đăng lời nhắn và trả lời dễ dàng, đánh dấu các cuộc hội thoại là đã thực hành được thực hành với một cú nhấp chuột, xem và gửi một link vào nhóm cũng tương đối đơn giản.

Với doanh nghiệp hoặc nhóm chỉ có một con số nhỏ các thành viên và thích sự đơn giản, Google Groups là một công cụ cộng tác nên xem xét.

Công cụ khác bạn cũng có thể kết nối

Trello.com

Trello cung cấp một vài cách khác nhau để sử dụng công cụ quản lý dự án tiện dụng cho mục tiêu cộng tác nhóm. Đầu tiên, nếu bạn là người sử dụng Google Chrome, có một tiện ích mở rộng có ích được xem là GMail to Trello , cấp phép bạn thêm thẻ vào bảng. Sau khi cài đặt và bạn mở một email trong Gmail, bạn sẽ thấy nút Add Card ở trên cùng. Chọn nút này và sau đó thêm các chi tiết trong cửa sổ hiện ra. Nhấp vào Add to Trello Card và bạn đã hoàn chỉnh việc cài đặt.

Bạn cũng có thể có thể sử dụng địa điểm email Trello mà bạn nhận được miễn phí, để gửi email tạo thẻ trực tiếp cho bảng của bạn. Mỗi bảng Trello bạn tạo đi cùng với địa chỉ email của chính nó. Để truy cập địa điểm này, chỉ cần truy cập vào bảng bạn muốn, chọn Show Menu > More> Email-to-board Settings . Khi bạn có địa chỉ đó, bạn sẽ có thể tạo thẻ cho nhóm của mình mà không phải rời khỏi Gmail.

Dropbox.com

Với Dropbox, người sử dụng Google Chrome có quyền truy cập vào tiện ích mở rộng mang tên Dropbox for Gmail . Công cụ Dropbox có ích này sẽ hiển thị nút Dropbox ở cuối cửa sổ soạn thư. Chỉ cần nhấp vào nút đó, duyệt hoặc kiếm tìm file hoặc ảnh trong cửa sổ bật lên, sau đó chọn Insert Link . Thao tác này sẽ gửi liên kết từ mục đó tới người nhận mà không luôn phải điều phối từ hộp thư đến của bạn.

Google Drive

Đối với bất kỳ trình duyệt nào bạn sử dụng để truy cập Gmail, Google Drive luôn là tùy chọn tự động. Giống như với tiện ích Dropbox dành riêng cho Google Chrome, bạn sẽ thấy nút cho Google Drive ở cuối cửa sổ soạn thư. Tuy nhiên, không phải như Dropbox, bằng cách sử dụng Google Drive, nó cho phép bạn gửi liên kết tới mục hoặc đính kèm trực diện vào tin nhắn, giúp bạn linh hoạt hơn trong hộp thư đến của mình.

Mẹo và mẹo nhỏ có ích

Cộng tác với nhóm của bạn bằng Gmail không phải lúc nào cũng đòi hỏi bạn sử dụng các phần mềm hoặc tiện ích mở rộng của bên thứ ba. Mặc dù tất cả những công cụ đây là các tùy chọn hữu ích và tuyệt vời, nhưng nếu bạn chỉ có 1 nhóm rất nhỏ, có một số mẹo và thủ thuật dễ dàng mà bạn cũng có thể sử dụng, đã hiện diện ngay trong Gmail.

Chỉ định các mục có nhãn

Gmail cung cấp các nhãn có ích để bạn giữ cho hòm thư đến và thư mục của mình được bố trí gọn gàng, nhưng các công cụ tiện dụng này cũng cũng có thể có thể được sử dụng để gán nhiệm vụ và thu hút sự chú trọng đến các thư cụ thể. Ví dụ, bạn có thể thiết lập nhãn được mã hóa màu cho mỗi thành viên của nhóm. Bằng cách đó, cả bạn và nhóm của bạn có thể phát giác các email cần chú trọng ngay lập tức.

Tận dụng bộ lọc

Gmail cung cấp các bộ lọc mạnh mẽ, khá có ích và linh hoạt. Ví dụ, bạn có thể có tất cả các email từ Sue (được áp dụng một nhãn cụ thể) và chuyển tiếp đến Phil. Ví dụ khác, bạn có thể có mọi thứ các email với từ “Project” trong dòng tiêu đề nhận được dấu sao và được đánh dấu là quan trọng.

Sử dụng tính năng nói chuyện

Gmail có Google Hangouts được tích hợp ngay trong đó, có tức là bạn không phải tải xuống một phần mềm Messenger khác nếu toàn bộ nhóm của bạn sử dụng Gmail. Bạn có thể trò chuyện qua tin nhắn văn bản hoặc thực hiện cuộc gọi video hoặc cuộc gọi điện thoại với một cá nhân hoặc một nhóm dễ dàng. Đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa, tính năng này cấp phép bạn cộng tác suốt ngày mà không phải rời khỏi Gmail.

Mẹo bổ sung

• Giữ cho dòng chủ đề của bạn rõ rệt và sử dụng từ khóa hay tính nhất quán để chỉ định những việc cần làm.
• Giữ nhóm của bạn trong khoảng lặp bằng phương pháp sao chép các thư quan trọng.
• Luôn cập nhật cho mọi người về các từ khóa để sử dụng và cấu trúc của các dòng chủ đề.

Có thể bạn đã sử dụng Gmail để cộng tác với những thành viên khác trong nhóm. Vậy bạn có thành đạt không? Hoặc, có lẽ bạn mong muốn thử một trong những công cụ hoặc phương pháp được nhắc đến trên đây. Dù bằng phương pháp nào, sự cộng tác là chìa khóa thành công cho nhiều doanh nghiệp. Và nếu sử dụng các ứng dụng dễ dàng như Gmail đã giúp ích cho đơn vị của bạn, chúng tôi rất muốn lắng tai kinh nghiệm từ bạn.

Mẹo cộng tác Gmail tốt nhất của bạn là gì? Hãy chia sẻ suy nghĩ của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!

Xem thêm:

• 6 thủ thuật Gmail ít người biết
• Hướng dẫn tạo Group, nhóm Email trong Gmail
• Cách đăng ký Gmail, tạo, lập tài khoản Google

gmail,cách sử dụng gmail,ứng dụng biến Gmail thành công cụ hợp tác,sử dụng gmail hiệu quả,Missive,Hiver,Todoist,keeping,Google Group,trello,dropbox,google drive,làm việc nhóm trên gmail

Nội dung Những ứng dụng biến Gmail thành công cụ hợp tác hiệu quả được tổng hợp sưu tầm biên tập bởi: Tin Học Trường Tín. Mọi ý kiến vui lòng gửi Liên Hệ cho truongtin.top để điều chỉnh. truongtin.top tks.