Ưu và nhược điểm khi sử dụng công cụ kiểm tra chính tả của Microsoft Word

Hầu hết chúng ta đều dựa vào tính năng kiểm tra chính tả mỗi ngày. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn sử dụng Microsoft Word, ứng dụng từ lâu đã có trình kiểm tra chính tả tích hợp. Đối với nhiều người, đó là một chiếc phao cứu sinh, ngay tức thì sửa chữa những sơ sót và giúp bạn tập trung vào việc viết. Nhưng có bất lợi gì khi sử dụng công cụ kiểm tra chính tả này không? Những mặt trái của nó là gì? Hãy cùng khám phá lời đáp qua bài viết sau đây!

Ưu điểm của việc sử dụng tính năng kiểm tra chính tả trong Microsoft Word

Có rất nhiều lý do tại sao bạn nên sử dụng tính năng kiểm tra chính tả của Microsoft Word. Đây là các điểm quan trọng nhất.

1. Có thể sửa chữa lỗi ngay lập tức

Một trong các đặc quyền tuyệt hảo nhất lúc sử dụng tính năng kiểm tra chính tả của Microsoft Word là bạn cũng có thể có thể định vị và sửa lỗi ngay lập tức. Nét gạch dưới màu đỏ nổi tiếng đó đã cho thấy bạn đã viết sai chính tả; chỉ cần nhấp chuột phải vào từ và chọn từ đúng là được. Nó giúp bạn để dành rất nhiều thời gian để tìm ra cách viết đúng.

2. Dạy bạn cách đánh vần

Mặc dù bạn cũng có thể có thể trở nên quá lệ thuộc vào tính năng kiểm tra chính tả này, nhưng xét theo phía tích cực, công cụ này đích thực dạy bạn cách đánh vần những từ mới. Bạn cũng đều có thể định vị lỗi của mình, xem cách viết đúng và rút kinh nghiệm. Hãy coi nó như 1 game vui và xem bạn cũng có thể nhập bao nhiêu mà chẳng cần sửa lỗi chính tả!

3. Không luôn phải trả tiền

Kiểm tra chính tả trong Word nói riêng và trong tất cả những chương trình Microsoft Office nói chung, đều miễn phí. Bạn chẳng cần phải trả thêm phí bản quyền phần mềm. Bạn có thể nghĩ điều ấy là hiển nhiên, nhưng có rất nhiều công ty trả phí trên mạng giúp bạn sửa lỗi chính tả và ngữ pháp trên tất cả thứ các ứng dụng. Trên thực tế, Microsoft cũng đều có tùy chọn riêng của mình, được coi là Microsoft Editor.

Với tính năng kiểm tra chính tả Office, bạn không cần phải trả tiền để đăng ký một cửa hàng như Grammarly hoặc Microsoft Editor. Lỗi chính tả của bạn được kiểm tra một cách miễn phí và liền mạch trong Word, không cần plugin.

4. Hỗ trợ khả năng tiếp cận

Bạn có hiểu được bạn cũng có thể có thể sử dụng tính năng nhập liệu bằng tiếng nói trên Microsoft Word không? Nhiều người dùng điều đó vì nhiều lý do, nhưng quan trọng là nó bổ trợ khả năng tiếp cận. Những người không thể đánh máy cũng đều có thể sử dụng tiếng nói để ghi lại suy nghĩ của họ.

Vấn đề là, tính năng nhập liệu bằng tiếng nói không phải bao giờ cũng chuẩn xác 100%. Đó là nguyên nhân tại sao tính năng kiểm tra chính tả rất hữu ích vì bạn cũng có thể mau chóng xem qua tài liệu, sửa lỗi và sau đó tiếp tục nói.

Kiểm tra chính tả cũng chính là một cứu cánh cho những người mắc chứng khó đọc, hoặc những người hay mắc lỗi chính tả.

5. Bạn có thể thay đổi ngôn ngữ

Tính năng kiểm tra chính tả trong Microsoft Word bổ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau, chẳng những tiếng Anh. Đi tới File > Options > Language và bạn cũng đều có thể chọn ngôn ngữ mà bạn muốn Office kiểm tra. Nếu bạn không thấy ngôn ngữ của mình, hãy nhấp vào Add a Language .

Khi bạn đã hoàn tất, hãy chuyển đến phần Proofing và bạn sẽ tìm thấy nhiều tùy chọn ngôn ngữ hơn, như các chế độ không giống nhau cho tiếng Pháp và tiếng Tây Ban Nha.

Nhược điểm khi sử dụng công cụ kiểm tra chính tả của Microsoft Word

Tuy nhiên, chẳng cần là mọi thứ đều màu hồng với trình kiểm tra chính tả Word. Dưới đây là một số hạn chế khi dùng tính năng này.

1. Đôi lúc công cụ không đáng tin cậy lắm

Khi biết công cụ kiểm tra chính tả luôn ở cạnh bên mình, bạn rất dễ trở nên lệ thuộc vào nó. Mặc dù thật tuyệt khi có sự giúp đỡ của công nghệ, nhưng điều kia cũng có nghĩa là bạn cũng có thể có thể không học hỏi gì được từ những sai lầm của mình. Không có động lực để nhớ từ viết đúng chính tả vì bạn luôn chủ quan rằng Word sẽ lo vụ này.

Nhưng điều gì sẽ diễn ra khi bạn viết cái gì đó bên phía ngoài Microsoft Office? Nội dung bạn viết có thể trông cẩu thả và thiếu bài bản nếu có quá nhiều lỗi chính tả.

Nếu trình kiểm tra chính tả phát giác ra lỗi, trước tiên hãy gắng gượng tự giải quyết. Điều này còn có thể buộc bộ não của bạn nhớ cách đánh vần đúng vào lần sau.

2. Công cụ cũng đều có thể làm gián đoạn dòng suy nghĩ của bạn

Nếu bạn liên tục mắc lỗi chính tả cần xử lý bằng tính năng kiểm tra chính tả của Word, nó cũng đều có thể làm tốc độ của bạn bị trễ lại. Điều này đặc biệt có vấn đề trong các trường hợp mà thời gian là nhân tố quan trọng nhất hoặc khi bạn không muốn sự sáng tạo của mình bị gián đoạn.

Chẳng hạn như khi viết biên bản trong buổi họp hoặc tiểu thuyết. Nếu bạn cần tra cứu và sửa lỗi chính tả liên tiếp thì rất mất thời gian. Mặc dù Microsoft Office có chức năng tự động sửa lỗi ( File > Options > Proofing > AutoCorrect Options ), nhưng nó sẽ không tự động sửa những lỗi vi diệu của bạn.

3. Công cụ không phát giác từ đồng âm

Từ đồng âm là những từ phát âm giống nhau nhưng có nghĩa khác nhau. Thông thường, những từ này còn có kiểu viết không giống nhau và trình kiểm tra chính tả của Microsoft Word không phát hiện ra tất cả chúng.

Ví dụ, bạn cũng đều có thể nhập “I saw a bare in the woods” và trình kiểm tra chính tả sẽ không đánh dấu lỗi sai nào. Về mặt kỹ thuật, bạn không sai chính tả gì cả, nhưng trong câu này, từ đúng cần là “bear” chứ không phải “bare”.

Tuy nhiên, Word cũng có thể nhận ra ngữ cảnh trong một số câu và sửa lại cho phù hợp. Ví dụ, nếu bạn nhập “I don't no the answer” , nó sẽ tự động sửa hoặc gắn cờ từ sai “no”.

4. Không nhận biết được những từ kỹ năng

Nếu bạn làm việc trong một lĩnh vực sử dụng nhiều thuật ngữ chuyên ngành, Word sẽ không nhận thấy mọi thứ những thuật ngữ này. Mặc dù Microsoft thực hiện điều tiết từ điển khi ngôn ngữ phát triển, nhưng nó không phải lúc nào cũng bao gồm tiếng lóng hoặc các từ có trong từ điển.

Rất may, Word có một phương pháp để giải quyết điều này. Giả sử bạn đánh vần từ đó 1 cách chính xác, hãy click chuột phải vào từ đó và chọn Add to Dictionary . Bạn cũng cũng đều có thể chỉnh sửa từ điển tùy chỉnh của mình qua File > Options > Proofing > Custom Dictionary > Edit . Ngoài ra, nếu doanh nghiệp của bạn có từ điển tùy chỉnh được tạo sẵn, hãy nhấp vào Add để tích hợp nó vào Word.

Việc chỉnh sửa từ điển kiểm tra chính tả của Windows 10 cũng đơn giản không kém.

5. Không thể sửa những lỗi chính tả nghiêm trọng

Một tính năng tiện dụng của trình kiểm tra chính tả trong Word là bạn có thể bấm chuột phải vào lỗi chính tả và xem các đề xuất thay thế cho từ sai. Vấn đề là, nếu lỗi chính tả của bạn hoàn toàn không đúng, Word sẽ đem ra ô trống hoặc cung cấp các thay thế chẳng cần là thứ bạn cần. Nếu bạn không quen với cách viết đúng, điều ấy cũng đều có thể khiến bạn chọn một từ có nghĩa hoàn toàn khác, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến nội dung bạn muốn diễn đạt.

Mặc dù có 1 số nhược điểm khi dùng tính năng kiểm tra chính tả của Microsoft Word, nhưng cuối cùng thì công cụ này vẫn có biết bao điểm tích cực cần ghi nhận. Chỉ cần cố gắng không trở nên quá lệ thuộc vào nó, bạn cũng có thể biến công cụ này thành cánh tay phải đắc lực của mình.

Microsoft Word,ms word,kiểm tra chính tả trong word,ưu điểm công cụ kiểm tra chính tả của Microsoft Word,nhược điểm công cụ kiểm tra chính tả của Microsoft Word

Nội dung Ưu và nhược điểm khi sử dụng công cụ kiểm tra chính tả của Microsoft Word được tổng hợp sưu tầm biên tập bởi: Tin Học Trường Tín. Mọi ý kiến vui lòng gửi Liên Hệ cho truongtin.top để điều chỉnh. truongtin.top tks.