Cách đặt tên cho ô hoặc vùng dữ liệu Excel

Các công thức trong Excel thường sử dụng dữ liệu và giá trị từ những ô khác bằng phương pháp dùng tham chiếu đến các ô đó. Nếu bạn có nhiều công thức, các tham chiếu ô cũng đều có thể gây nhầm lẫn, làm cho công thức của bạn khó hiểu.

Tính năng Defined Names trong Excel làm cho công thức, cũng như những dữ liệu khác bớt rối và dễ hiểu hơn. Thay vì tham chiếu một ô chứa giá trị hoặc công thức, hay phạm vi ô theo tiêu đề hàng và cột (A1, B2, v.v…), bạn có thể sử dụng một tên được xác định để gán cho ô hoặc phạm vi ô đó.

• Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 7): Định dạng dữ liệu bảng tính
• Cách tạo thông báo nhập dữ liệu trùng trên Excel
• Hướng dẫn tìm kiếm và thay thế trong bảng Excel

Hôm nay, Quantrimang.com sẽ giới thiệu việc làm việc với những phạm vi ô được đặt tên (named range), bao gồm tạo tên, quy tắc và độ rộng cho tên, cũng như cách chỉnh sửa, xóa, xem và sử dụng những tên này.

Phân biệt Defined Names và Table Names trong Excel

Đừng lầm lẫn Defined Names với Table Names . Excel Table là tập hợp dữ liệu được lưu trữ trong những bản ghi (row/hàng) và các trường (column/cột). Excel gán tên mặc định (Table1, Table2, v.v…) cho từng bảng bạn tạo nhưng bạn có thể thay đổi nó nếu muốn.

Trước đây, Quantrimang.com đã giới thiệu cho bạn về bảng trong Excel và cung cấp một chỉ dẫn kỹ lưỡng hơn về vấn đề này. Để tìm hiểu thêm về các bảng trong Excel, hãy xem trang bổ trợ của Microsoft.

   support.office.com/en-us/article/create-and-format-tables-e81aa349-b006-4f8a-9806-5af9df0ac664?ui=en-US&rs=en-US&ad=US   

Quy tắc cho Defined Names trong Excel

Khi tạo Defined Names trong Excel, bạn phải tuân theo các quy tắc nhất định. Ví dụ, những tên này sẽ không thể chứa các khoảng trắng và ký tự đầu tiên cần là một chữ cái, dấu gạch dưới (_) hoặc dấu gạch chéo ngược ().

Để biết bản kê đầy đủ các quy tắc, hãy xem phần “ Learn about syntax rules for names ” trên trang bổ trợ của Microsoft.

   support.office.com/en-us/article/Define-and-use-names-in-formulas-4D0F13AC-53B7-422E-AFD2-ABD7FF379C64#bmsyntax_rules_for_names   

Phạm vi cho Defined Names trong Excel

Phạm vi của 1 Defined Name trong Excel nhắc đến đến chỗ mà tên được nhận dạng không cần điều kiện, như tên trang tính hoặc file workbook. Mỗi tên cũng có thể có thể có phạm vi cấp độ bảng tính cục bộ hoặc cấp bậc workbook.

Để biết thêm tin tức về vấn đề này, hãy xem phần “ The scope of a name ” trên trang bổ trợ của Microsoft (link phía trên).

Tạo một Named Range trong Excel

Bạn có 1 vài tùy chọn không giống nhau để tạo Named Range trong Excel. Bạn cũng đều có thể định vị tên bằng hộp Name trên thanh Formula, sử dụng văn bản ô tiêu đề cho một nhóm các ô đã chọn hoặc sử dụng hộp thoại New Name.

Tên không phải tham chiếu đến các ô. Bạn cũng đều có thể sử dụng tên để gắn nhãn cho một giá trị hoặc công thức bạn sử dụng ở vô số nơi trong workbook.

Khi định vị tên cho một ô hoặc độ rộng ô, tham chiếu ô tuyệt đối được sử dụng theo mặc định.

Xác định tên bằng hộp Name

Sử dụng hộp Name là cách đơn giản nhất để định vị tên cho một nhóm ô. Xác định tên bằng hộp Name chỉ tạo tên với độ rộng cấp workbook, tức là tên cũng đều có thể được tham chiếu ở bất kỳ đâu trong workbook mà nó được tạo, không cần thêm bất kỳ tên trang tính hoặc tên file workbook nào.

Bài viết sẽ đề cập đến một cách thức khác, cấp phép bạn tạo các tên cấp độ bảng tính trong phần sau.

Để sử dụng hộp Name định vị tên, hãy làm như sau:

1. Chọn ô hoặc độ rộng ô bạn muốn đặt tên.

2. Nhập tên bạn mong muốn vào hộp Name ở bên trái của thanh Formula và nhấn Enter .

Hãy chắc chắn rằng bạn làm theo các quy tắc cho tên được đề cập trước đó.

Đặt tên cho 1 dãy ô trong Excel bằng phần văn bản trong tiêu đề của ô

Nếu đã thêm các tiêu đề hàng hoặc cột vào dữ liệu của mình, bạn có thể sử dụng các tiêu đề này làm tên.

Để xác định tên từ một tiêu đề, hãy làm như sau:

1. Chọn các ô bạn mong muốn đặt tên bao gồm nhãn trên hàng hoặc cột.

2. Trên tab Formulas, nhấn vào Create from Selection trong phần Defined Names hoặc nhấn Ctrl + Shift + F3 .

Nếu nhãn chứa khoảng trắng hoặc các ký tự không hợp lệ khác như ký hiệu (&), chúng sẽ được thay thế bằng dấu gạch dưới.

Trên hộp thoại Create Names from Selection mới xuất hiện người sử dụng sẽ có thêm các tùy chọn:

• Top row: Lấy dòng phía trên làm tiêu đề.
• Left Column: Lấy cột bên trái làm tiêu đề.
• Bottom Row: Lấy dòng phía dưới làm tiêu đề.
• Right Column: Lấy cột bên nên làm tiêu đề.

Ví dụ, nhãn tiêu đề trong hình trên nằm ngay đầu cột được chọn, tích vào hộp Top row và nhấn OK.

Tên này là một tên cấp độ workbook và áp dụng cho mọi thứ các ô được chọn ngoại trừ ô nhãn tiêu đề. Khi chọn các ô được đề cập bằng tên, không có ô nhãn tiêu đề, bạn sẽ thấy tên trong hộp Name.

Xác định tên bằng hộp thoại New Name

Hộp thoại New Name cung cấp nhiều tùy chọn hơn khi tạo tên, như chỉ định phạm vi cấp bậc bảng tính hoặc thêm nhận xét vào tên. Ngoài ra, hộp thoại New Name cấp phép bạn định vị tên cho một giá trị hoặc công thức.

Để sử dụng hộp thoại New Name đặt tên cho 1 ô hoặc phạm vi ô, hãy bắt đầu với những mục sau:

1. Nếu bạn đang xác định tên cho một ô hoặc phạm vi ô, hãy chọn các ô muốn đặt tên. Nếu xác định tên cho một giá trị hoặc công thức, bạn cũng có thể chọn bất cứ ô nào.

2. Trên tab Formulas, bấm Define Name trong phần Defined Names .

Trên hộp thoại New Name , chỉ định thông tin sau:

• Name: Nhập tên theo quy tắc cho tên được xác định.
• Scope: Theo mặc định, Workbook được chọn làm phạm vi cho tên. Nếu bạn mong muốn mang ra tên độ rộng cấp bảng tính, hãy chọn bảng tính bạn mong muốn từ bản kê drop-down Scope.
• Comment: Thêm bất kỳ chú thích nào bạn muốn vào tên.
• Refers to: Các ô hiện được chọn và tên của trang tính (hoặc tab) hiện tại vẫn đang được tự động nhập vào hộp Refers to . Nếu bạn định vị tên cho 1 giá trị hoặc công thức, hãy thay thế những gì trong hộp Refers to bằng dấu bằng ( = ), theo sau là giá trị hoặc công thức.

Nút ở bên phải của hộp Refers to cấp phép bạn thu nhỏ hộp thoại New Name và chọn các ô trên trang tính để nhập một độ rộng ô. Bài viết sẽ nói nhiều hơn về kiểu cách dùng nút đó trong phần tiếp theo, “ Chỉnh sửa một Named Range ”.

Khi bạn đã hoàn tất việc nhập thông tin cho tên, nhấp OK để quay về bảng tính.

Hướng dẫn đặt tên một dãy ô trên Excel

Bước 1:

Tại bảng dữ liệu bạn đang làm việc nhấn chọn vào cột muốn đặt tên rồi chọn tab Formulas trên thanh công cụ, rồi chọn tiếp vào Define Name như hình dưới đây.

Bước 2:

Trong hộp thoại mới xuất hiện sau kia sẽ có các mục cần lựa chọn nội dung.

• Name: Nhập tên của dãy vào. Tên cần viết liền hoặc có dấu gạch dưới.
• Scope: Phạm vi của dãy. Chọn Workbook nếu muốn áp dụng cho file Excel này hoặc cũng đều có thể chọn để áp dụng riêng của 1 Sheet nào đó.

Nhấn OK để thiết lập.

Khi đó các tên đã đặt sẽ nằm trong phần Use in Formula trong tab Formulas.

Chỉnh sửa Named Range trong Excel

Sau khi xác định tên, bạn cũng có thể có thể thay đổi tên, nhận xét và tham chiếu của nó.

Để chỉnh sửa Named Range, nhấp vào Name Manager trong phần Defined Names của tab Formulas.

Nếu có một danh sách dài các tên, bạn có thể lọc chúng để tìm tên muốn chỉnh sửa.

Bấm Filter ở góc trên bên phải của hộp thoại Name Manager . Sau đó, chọn loại tên bạn muốn hiển thị. Bạn có thể chọn nhiều bộ lọc bằng cách nhấp vào Filter một lần nữa và chọn tùy chọn khác.

Để xóa mọi thứ các bộ lọc và hiển thị lại mọi thứ các tên, nhấp vào Filter và chọn Clear Filter.

Để thay thay tên hoặc nhận xét, chọn tên bạn mong muốn thay đổi và nhấp vào Edit.

Thay đổi Name, Comment hoặc cả hai, và bấm OK.

Bạn chẳng thể thay đổi Scope (Phạm vi) của một tên hiện có. Hãy xóa tên và định vị lại một lần nữa độ rộng chính xác.

Bạn có thể thay đổi các ô trong Refers to trên hộp Edit Name. Nhưng bạn cũng cũng đều có thể làm điều ấy trực diện trên hộp thoại Name Manager (tìm hiểu trong phần tiếp theo). Phương thức thay đổi tham chiếu ô Name Manager giống nhau trên cả hai hộp thoại.

Để thay đổi ô hoặc độ rộng ô mà tên này đề cập đến trong hộp thoại Name Manager , trước tiên hãy chọn tên bạn mong muốn thay đổi tham chiếu ô. Sau đó, nhấp vào nút mũi tên lên ở bên phải của hộp Refers to .

Hộp thoại Name Manager se khít xuống chỉ từ hộp Refers to . Để thay đổi tham chiếu ô, hãy làm như sau:

1. Chọn ô hoặc phạm vi ô trên bảng tính.

2. Nhấp vào nút ở bên phải của hộp Refers to .

Bạn sẽ thấy tham chiếu ô mới trong hộp Refers to và hộp thoại Name Manager được phục hồi đầy đủ.

Để chấp nhận tham chiếu ô mới, nhấp vào nút tích màu xanh lục. Hoặc để hoàn nguyên thay đổi trở lại tham chiếu ô ban đầu, nhấp vào nút X màu đen.

Bấm Close để đóng hộp thoại Name Manager.

Xem tất cả Defined Name trong workbook Excel

Hộp thoại Name Manager liệt kê tất cả các tên cấp bậc bảng tính và cấp độ workbook mà bạn đã xác định trong workbook, thậm chí bảng tính nào đang hoạt động. Nhưng trong khi hộp thoại mở, bạn không thể làm việc trên bảng tính của mình.

Sẽ hữu ích nếu có 1 bản kê các tên trực diện trên bảng tính hiện tại. Bằng cách đó, bạn cũng đều có thể tự do di chuyển bao quanh và quyết định tên nào cần chỉnh sửa hoặc tên nào muốn xóa trong khi tham khảo danh sách của mình.

Bạn cũng có thể tạo bản kê trực tiếp trên một vùng trống của bảng tính. Danh sách này cho dù là tên cấp độ bảng tính và workbook có phạm vi trong bảng tính hiện đang hoạt động.

Để bắt đầu tạo danh sách tên, hãy làm như sau:

1. Xác định địa thế một vùng trống của bảng tính ngày nay nơi có sẵn hai cột và chọn ô sẽ là góc trên bên trái của danh sách.

2. Trong phần Defined Names của tab Formula, bấm Use in Formula và chọn Paste Names hoặc nhấn F3 .

Trên hộp thoại Paste Names , bấm Paste List .

Tên, tham chiếu ô, giá trị và công thức tương ứng của chúng được dán vào các ô trên trang tính.

Bây giờ, bạn cũng đều có thể xem lại bản kê của mình và quyết định phải làm cái gi với các tên trong đó. Bạn có thể xóa bản kê này trên bảng tính một lúc không cần nó nữa.

Xóa Name Range trong Excel

Nếu có một số tên không sử dụng nữa, thì tốt đặc biệt là xóa chúng đi. Nếu không, danh sách tên sẽ bị lộn xộn và khó quản lý.

Để mở Name Manager , bấm vào Name Manager trong phần Defined Names của tab Formulas.

Trên hộp thoại Name Manager , chọn tên bạn muốn xóa và nhấp vào Delete. Nhấn OK trên hộp thoại xác nhận.

Sử dụng tên để điều phối nhanh trong Excel

Nếu tên nhắc đến đến một phạm vi ô, bạn có thể sử dụng tên đó để nhanh chóng điều hướng đến và chọn phạm vi ô.

Để chuyển đến một độ rộng được đặt tên, nhấp vào mũi tên xuống trên hộp Name ở bên trái của thanh Formula và chọn tên bạn muốn.

Tên cấp bậc bảng tính chỉ hiển thị trong danh sách drop-down của hộp Name, nếu bảng tính được tạo trong đó là bảng tính hiện đang hoạt động.

Ngoài ra, bạn có thể nhập tên cho 1 phạm vi ô muốn chuyển đến trong hộp Name và nhấn Enter . Nhưng hãy chắc chắn rằng bạn đã định vị tên. Nếu không, bạn sẽ áp dụng tên đó cho ô hoặc độ rộng ô hiện được chọn.

Sử dụng tên trong công thức Excel

Sử dụng Defined Name trong công thức khiến cho nó dễ hiểu hơn.

Có một số cách bạn có thể nhập tên vào công thức. Nếu biết chuẩn xác tên muốn sử dụng, bạn cũng có thể nhập tên trực tiếp vào công thức.

Bạn cũng có thể sử dụng Formula AutoComplete . Khi nhập công thức, Excel sẽ tự động liệt kê các tên hợp thức và bạn cũng đều có thể chọn một tên để nhập nó vào công thức. Ví dụ, tên Total được đề nghị trong bảng tính sau vì độ rộng ô được chọn mang tên đó.

Bạn cũng có thể có thể bắt đầu nhập công thức của mình và sau đó nhấp vào Use in Formula trong phần Defined Names của tab Formula. Sau đó, chọn tên bạn mong muốn sử dụng trong công thức từ bản kê drop-down.

Phương pháp cuối cùng để sử dụng tên trong công thức là bắt đầu nhập công thức của bạn và nhấn F3 . Sau đó, chọn tên bạn mong muốn sử dụng trên hộp thoại Paste Name và bấm OK, hoặc nhấn Enter .

Defined Names trong Excel có thể giúp giữ cho worksheet của bạn ngăn nắp và dễ hiểu. Hãy sử dụng tên này cho không những độ rộng ô mà còn cho những giá trị và công thức bạn sử dụng thường xuyên.

Để tìm hiểu thêm, hãy xem hướng dẫn dành riêng cho người mới bắt đầu với Microsoft Excel.

Xem thêm:

• Tạo biểu đồ Excel tự động cập nhật dữ liệu với ba bước dễ dàng này
• 10 cách khôi phục tập tin Excel bị lỗi
• MS Excel – Bài 4: Thao tác với dòng, cột, sheet

Chúc các bạn thực hành thành công!

đặt tên cột excel,cách đặt tên cột dữ liệu excel,cách đặt tên vùng dữ liệu excel,đặt tên vùng dữ liệu excel,Define Name excel,cách dùng Define Name excel

Nội dung Cách đặt tên cho ô hoặc vùng dữ liệu Excel được tổng hợp sưu tầm biên tập bởi: Tin Học Trường Tín. Mọi ý kiến vui lòng gửi Liên Hệ cho truongtin.top để điều chỉnh. truongtin.top tks.