Excel 2019 (Phần 3): Lưu và chia sẻ workbook

Bất cứ khi nào bạn tạo một workbook mới trong Excel, bạn sẽ thật nên biết phương pháp lưu nó để truy cập và chỉnh sửa sau này. Cũng như các phiên bản Excel trước, bạn cũng đều có thể lưu file cục bộ vào máy tính của mình hoặc lưu vào đám mây bằng OneDrive, cũng như xuất và chia sẻ workbook với người khác trực diện từ Microsoft Excel.

Tính năng Save và Save As

Excel cung cấp hai cách để lưu file: Save và Save As . Các tùy chọn này hoạt động theo những cách tương tự, với một số điểm khác biệt quan trọng:

Save : Khi tạo hoặc chỉnh sửa workbook, bạn sẽ sử dụng lệnh Save để lưu các thay đổi của mình. Bạn sẽ sử dụng lệnh này trong đa số mọi trường hợp. Khi lưu file, bạn sẽ chỉ cần chọn tên và vị trí file trong lượt thứ nhất tiên. Sau đó, bạn cũng đều có thể chỉ cần nhấp vào lệnh Save để lưu nó với cùng tên và vị trí.

Save As : Bạn sẽ sử dụng lệnh này để tạo bản sao của workbook trong khi vẫn giữ bản gốc. Khi sử dụng Save As , bạn sẽ rất cần chọn một tên và/hoặc vị trí khác cho phiên bản đã sao chép.

Cách lưu workbook

Điều quan trọng là phải lưu workbook bất kể bao giờ bạn bắt đầu một dự án mới hoặc thi hành các thay đổi đối với một dự án hiện có. Lưu tài liệu sớm và đều đặn cũng có thể có thể giúp công việc của bạn tránh bị mất nếu diễn ra sự cố. Bạn cũng sẽ thật cần phải chú ý đến nơi bạn lưu workbook để cũng có thể có thể đơn giản tìm thấy sau này.

1. Định vị và chọn lệnh Save trên Quick Access Toolbar .

2. Nếu bạn đang lưu file lần thứ nhất tiên, barg điều khiển Save As sẽ xuất hiện trong Backstage view.

3. Sau đó, bạn sẽ cần chọn nơi lưu và đặt tên file. Để lưu workbook vào máy tính, hãy chọn Computer , sau đó bấm Browse. Bạn cũng đều có thể bấm OneDrive để lưu file vào OneDrive của mình.

4. Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn địa thế bạn muốn lưu workbook.

5. Nhập tên file cho workbook, sau đó bấm Save.

6. Workbook sẽ có lưu. Bạn cũng có thể có thể bấm lại vào lệnh Save để lưu các thay đổi của mình khi sửa đổi workbook.

Bạn cũng có thể có thể truy cập lệnh Save bằng cách nhấn Ctrl + S trên bàn phím.

Sử dụng Save As để tạo một bản sao

Nếu muốn lưu một phiên bản workbook khác trong lúc vẫn giữ bản gốc, bạn có thể tạo một bản sao. Ví dụ, nếu bạn có file mang tên Sales Data , bạn cũng có thể có thể lưu file đó dưới dạng Sales Data 2 để có thể chỉnh sửa file mới và vẫn tham chiếu trở lại phiên bản gốc.

Để thực hành việc này, hãy nhấn vào lệnh Save As trong Backstage view. Giống như khi lưu file lần thứ nhất tiên, bạn sẽ cần chọn nơi lưu và đặt tên file mới.

Cách thay đổi địa thế lưu mặc định

Nếu không thích sử dụng OneDrive, bạn có thể tức tối vì OneDrive được chọn làm địa thế mặc định khi lưu. Nếu cảm thấy bất tiện khi phải chọn Computer mỗi lần, bạn có thể thay đổi vị trí lưu mặc định để Computer được chọn theo mặc định.

1. Bấm vào tab File để truy cập Backstage view.

2. Nhấp vào Options.

3. Hộp thoại Excel Options sẽ xuất hiện. Chọn Save , chọn hộp kế bên Save to Computer by default , sau đó bấm OK. Vị trí lưu mặc định sẽ được thay đổi.

Tính năng AutoRecover

Excel tự động lưu workbook của bạn vào một thư mục tạm thời trong lúc bạn đang làm việc trên chúng. Nếu bạn quên lưu các thay đổi của mình hoặc nếu Excel gặp sự cố, bạn có thể khôi phục file bằng phương pháp dùng AutoRecover.

Cách sử dụng AutoRecover

1. Mở Excel. Nếu tìm thấy các phiên bản được lưu tự động của file, bảng điều khiển Document Recovery sẽ xuất hiện.

2. Bấm để mở một file có sẵn. Workbook sẽ được khôi phục.

Theo mặc định, Excel tự động lưu 10 phút một lần. Nếu bạn định chỉnh sửa workbook trong thời gian ít hơn 10 phút, Excel cũng đều có thể không tạo phiên bản được lưu tự động.

Nếu không thấy file mình cần, bạn có thể duyệt qua tất cả những file được lưu tự động từ Backstage view. Chỉ cần chọn tab File , bấm Manage Workbook , sau đó chọn Recover Unsaved Workbooks .

Xuất workbook

Theo mặc định, workbook Excel được lưu trong định hình .xlsx. Tuy nhiên, đôi lúc bạn phải sử dụng loại file khác, chẳng hạn như PDF hoặc Excel 97-2003. Thật dễ dàng để xuất workbook của bạn từ Excel sang nhiều loại file khác nhau.

Cách xuất workbook dưới dạng file PDF

Xuất workbook dưới dạng tư liệu Adobe Acrobat, thường được gọi là file PDF, cũng đều có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn đang chia sẻ workbook với người không có Excel. PDF sẽ giúp người nhận cũng có thể có thể xem nhưng chẳng thể chỉnh sửa nội dung workbook của bạn.

1. Bấm vào tab File để truy cập Backstage view.

2. Nhấp vào Export , sau đó chọn Create PDF/XPS .

3. Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn mong muốn xuất workbook, nhập tên file, sau đó bấm Publish.

Theo mặc định, Excel sẽ chỉ xuất trang tính đang hoạt động. Nếu bạn có rất nhiều trang tính và muốn lưu mọi thứ chúng trong cùng một file PDF, hãy bấm vào Options trong hộp thoại Save As . Hộp thoại Options sẽ xuất hiện. Chọn Entire workbook , sau đó bấm OK.

Bất cứ bao giờ bạn xuất workbook dưới dạng PDF, bạn cũng luôn phải xem xét cách dữ liệu workbook của mình sẽ xuất hiển thị trên mỗi trang PDF, giống như lúc in một workbook.

Cách xuất workbook sang các loại file khác

Bạn cũng cũng có thể có thể thấy có ích lúc xuất workbook của mình sang các loại file khác, chẳng hạn như workbook Excel 97-2003 nếu bạn cần chia sẻ với mọi người bằng phiên bản Excel cũ hơn hoặc file .CSV nếu bạn phải phiên bản plain text của workbook.

1. Bấm vào tab File để truy cập Backstage view .

2. Bấm vào Export , sau đó chọn Change File Type .

3. Chọn một loại file phổ biến, sau đó nhấp vào Save As.

4. Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn địa thế bạn muốn xuất workbook, nhập tên file, sau đó bấm Save.

Bạn cũng cũng có thể có thể sử dụng menu drop-down Save as type: trong hộp thoại Save As để lưu workbook ở nhiều loại file khác nhau.

Chia sẻ workbook

Excel giúp bạn đơn giản chia sẻ và cộng tác trên các workbook bằng OneDrive. Trước đây, nếu muốn chia sẻ file với ai đó, bạn cũng có thể có thể gửi file đó dưới dạng file đính kèm trong email. Mặc dù thuận tiện, hệ thống này cũng tạo nên nhiều phiên bản của cùng một file, điều ấy cũng có thể khó sắp xếp.

Khi chia sẻ workbook từ Excel, bạn thực thụ đang cấp cho người khác quyền truy cập vào và một file. Điều này cho phép bạn và những người bạn chia sẻ chỉnh sửa cùng một workbook mà không càng phải theo dấu nhiều phiên bản.

Để chia sẻ workbook, trước tiên nó phải được lưu vào OneDrive của bạn.

Cách chia sẻ workbook

1. Bấm vào tab File để truy cập Backstage view , sau đó bấm Share.

2. Excel sẽ trở lại Normal view và mở bảng điều khiển Share ở phía bên phải của cửa sổ. Từ đây, bạn có thể mời mọi người chia sẻ tư liệu của mình, xem danh sách những người có quyền truy cập vào tư liệu và thiết lập quyền có thể chỉnh sửa hay chỉ xem tài liệu.

excel 2019,microsoft office excel 2019,office 2019 excel,office excel 2019,excel office 2019,lưu workbook,chia sẻ workbook

Nội dung Excel 2019 (Phần 3): Lưu và chia sẻ workbook được tổng hợp sưu tầm biên tập bởi: Tin Học Trường Tín. Mọi ý kiến vui lòng gửi Liên Hệ cho truongtin.top để điều chỉnh. truongtin.top tks.