14 mẹo tiết kiệm thời gian khi dùng Microsoft Excel

Ứng dụng bảng tính Excel của Microsoft Office là một công cụ mạnh mẽ, nắm giữ đầy đủ tính năng để làm việc với những bảng tính, thống kê, theo dõi, báo cáo phức tạp. Với số lượng câu lệnh, tính năng khổng lồ bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để cũng có thể sử dụng thành thạo, nhưng nếu nắm được 1 số mẹo dưới đây sẽ giúp giảm đáng kể thời gian khi làm việc trên Excel.

Những thao tác và mẹo trong bài viết này được thực hiển thị trên Microsoft Excel 2016 – Ứng dụng bảng tính mới nhất của Microsoft.

1. Sử dụng mẫu

Một trong số cách dành dụm thời gian tốt nhất cho hầu hết mọi tác vụ là sử dụng các mẫu (template). Bạn cũng đều có thể dùng chúng trong Microsoft Word để phục vụ các chương trình nghị sự, bản tin hay báo cáo. Trong Excel, mẫu lại càng hữu ích. Đối với timeline dự án, lịch, hóa đơn, ngân sách và nhiều hơn nữa, lợi dụng những công cụ định dạng sẵn, lại cực kỳ thuận tiện này chắc chắn sẽ giúp tiết kiệm được không ít thời gian và công sức.

Việc thu thập các mẫu bảng tính cần thiết cũng dễ dàng như khi sử dụng chúng. Trang web của Microsoft cung cấp biết bao mẫu Excel khác nhau cho lịch, kế hoạch, công cụ theo dõi, bảng thời gian,… Vertex24 có nhiều chọn lựa mẫu thú vị cho lịch, ngân sách, danh sách việc cần làm và bảng cân đối. Một nguồn mẫu Excel khổng lồ cho hóa đơn, hàng tồn kho, form đăng nhập,… là Spreadsheet 123.

Một mẫu hóa đơn cơ bản được tạo trong Excel

2. Cố định hàng và cột trong Excel

Nếu có một bảng dài chứa hàng tấn dữ liệu, bạn có thể phải cuộn chuột xuống hoặc lên rất lâu để có thể tìm tới vùng mình cần, nhưng lúc kiếm được dữ liệu lại không biết nó là cái gì, do dòng tiêu đề chẳng thể nhìn thấy. Điều này rất mất thời gian khi phải kéo lên kéo xuống liên tục chỉ để xem tiêu đề của dữ liệu. Tuy nhiên, nếu đóng băng các hàng và cột thì các tiêu đề vẫn sẽ được giữ nguyên khi di chuyển chuột trong bảng tính.

Vào tab View > Freeze Panes trên dải Ribbon. Trong menu thả xuống của Freeze Panes, chọn Freezze Panes (đóng băng cả hàng trên cùng và cột đầu tiên), Freeze Top Row (đóng băng hàng trên cùng của bảng tính), Freeze First Column (đóng băng cột đầu tiên của bảng tính).

Bây giờ, khi cuộn chuột xuống dưới, lên trên, sang phải, sang trái, bạn sẽ thấy cột và hàng đã đóng băng không bị di chuyển và luôn ở trong tầm mắt. Để hủy bỏ đóng băng những hàng, cột này, chỉ cần chọn lệnh Freeze Panes lần nữa và nhấp vào Unfreeze Panes .

Lưu ý: Với những phiên bản Excel cũ hơn, công đoạn trên có thể khác biệt đôi chút. Chọn ô chung cho tất cả hàng và cột muốn đóng băng, sau đó nhấp vào Freeze Panes .

Tham khảo thêm:

• Làm sao để giữ cố định các ô trong Excel?
• Video hướng dẫn sử dụng tính năng Freeze – cố định cột, dòng trong Excel

3. Sử dụng Fill Handle

Fill Handle là một dấu chấm đen xuất hiện ở góc dưới bên phải khi chọn một hoặc một nhóm các ô trong một cột. Biết cách sử dụng Fill Handle sẽ giúp bạn để dành được hàng tấn thời gian khi càng phải điền dữ liệu như số thứ tự, ngày, tháng, năm liên tục vào nhiều ô. Có vài phương pháp để sử dụng Fill Handle.

Đầu tiên, cũng có thể có thể nhanh chóng tạo ra bản kê các số đếm bằng phương pháp nhập 1 vào ô đầu tiên, 2 vào ô bên dưới nó, rồi chọn cả 2 ô, Fill Handle xuất hiện, kéo xuống các ô bên dưới cho đến khi đạt đến số mong muốn. Không nhất thiết phải điền từ 1, bạn có thể làm từ bất kể số nào như 15, 20, nhưng nó chỉ có thể tạo ra một dãy số tiến, liên tục. Nghĩa là nếu điền 15, bạn sẽ tạo đc bản kê từ 15, 16, 17, 18,…

Khi sử dụng tính năng này cho ngày tháng, chỉ cần điền vào một ngày bất kỳ như 05/01/2017, chọn ô đó và kéo xuống dưới, Excel sẽ tự động tăng ngày tháng đúng y như lịch. Thao tác này cũng đều có thể áp dụng khi cần tạo cột cho những tháng trong năm hay các ngày trong tuần.

Một cách sử sụng hữu ích khác là khi cần điền giá trị tựa như vào toàn bộ cột trong bảng tính. Ví dụ, điền vào ô chữ cái A, chọn ô và nhấp đúp chuột vào Fill Handle. Thao tác này sẽ nhập giá trị A cho cả các ô còn lại của cột trong bảng tính.

4. Chuyển đổi giữa cột và hàng

Nếu bạn có 1 bảng tính sử dụng các đề mục trong cột hoặc hàng (hoặc cả 2) và nghĩ rằng khi đổi cột cho hàng thì bảng tính sẽ trực quan hơn thì nên sử dụng mẹo này để thi hành nhanh chóng và dễ dàng. Nó giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn lúc không phải gõ lại các tiêu đề.

Dưới này là các bước để di chuyển các ô từ hàng tiêu đề sang cột tiêu đề:

• Chọn các ô trong cột chứa tiêu đề
• Nhấp chuột phải, chọn Copy hoặc nhấp vào nút Copy trên tab Home của dải Ribbon
• Chọn ô trong hàng và cột bạn muốn các tiêu đề bắt đầu.
• Nhấp chuột phải và chọn Paste Special hoặc nhấp Paste > Paste Special trên tab Home của dải Ribbon
• Tích vào hộp checkbox Transpose ở góc dưới bên phải
• Nhấn OK và xem kết quả

Tham khảo thêm: Hoán chuyển dòng thành cột trong Excel

5. Truy cập máy tính

Bên cạnh việc hỗ trợ add-in máy tính từ bên ngoài, Excel cũng tích hợp sẵn tính năng máy tính, do đấy nếu không muốn cài thêm add-in, bạn có thể tận dụng lợi thế của máy tính có sẵn này. Điều này sẽ tiện lợi trong tình huống muốn tính toán mau chóng phép tính không được thành lập trong bảng tính.

Excel cho phép thêm máy tính vào cả dải Ribbon và thanh công cụ Quick Access.

Để thêm máy tính vào 2 địa thế này, bắt đầu bằng phương pháp chọn File > Options . Sau đó, chọn Customize Ribbon (thêm máy tính vào dải Ribbon) hoặc Quick Access Toolbar (thêm vào Quick Access), tùy thuộc vào vị trí bạn muốn.

Trong Choose commands from: > All Commands > Calculator và nhấn Add > > để thêm máy tính vào thanh công cụ Quick Access. Nếu thêm vào Ribbon thì cần tạo một nhóm tùy chỉnh rồi bỏ thêm máy tính vào đó.

6. Liên kết các tab hoặc các cột

Nếu file Excel của bạn có chứa nhiều bảng tính với dữ liệu được tham chiếu chéo giữa chúng thì chuyện tạo nên một liên kết trực diện sẽ giúp truy cập nhanh hơn. Điều này đặc biệt hữu ích nếu cần chia sẻ bảng tính với những người khác để họ cũng đều có thể di chuyển đến dữ liệu được tham chiếu 1 cách nhanh chóng.

Thực hiện theo những bước đơn giản dưới đây để tạo liên kết:

• Chọn ô có chứa dữ liệu muốn liên kết
• Nhấp chuột phải chọn Hyperlink hoặc đi đến tab Insert , chọn Hyperlink
• Trong cửa sổ pop-up hiện ra, chọn Place in this Document
• Sau đó nhập văn bản để hiển thị trong ô đó, nhập một tham chiếu ô cụ thể nếu muốn và bảng tính trong file Excel với dữ liệu đang liên kết đến
• Nhấn OK

7. Sử dụng phím tắt của Excel

Thường xuyên sử dụng các phím tắt khi thao tác trên Excel chắc chắn là một giải pháp tiết kiệm thời gian hiệu quả.

Bạn cũng đều có thể tham khảo nhiều phím tắt Excel hơn trong bài viết: Tổng hợp phím tắt cho Microsoft Excel 2016-P1

Dưới này là một số phím tắt có thể tăng vận tốc công việc 1 cách đáng kể:

• F4 hoặc Fn + F4 để lặp lại lệnh cuối cùng, kể cả thay đổi định dạng như sắc màu hoặc phông chữ
• Alt + H, E, A để xóa các nội dung, định dạng và dữ liệu đính kèm khác trong ô được chọn
• Ctrl + W để đóng bảng tính và Ctrl + O để mở bảng mới
• Ctrl + Shift + : (dấu hai chấm) để nhập vào thời gian ngày nay và Ctrl + Shift + ; (dấu chấm phẩy) để nhập vào ngày ngày nay
• Shift + F9 để tính toán các bảng tính đang làm việc
• Shift + Tab để di chuyển đến ô trước hoặc tùy chọn
• Ctrl + Home để di chuyển đến đầu bảng tính
• Ctrl + Page Down để di chuyển đến bảng kế đến trong 1 file Excel và Ctrl + Page Up để di chuyển đến bảng lường trước đấy

8. Làm việc với AutoSum

Một số người có thể nghĩ rằng làm việc với các công thức trong Excel quá tốn thời gian. Nhưng ngay cả đối với những phương trình đơn giản, các hàm tích hợp này chắc chắn cũng có thể có thể giúp người sử dụng thao tác nhanh hơn.

Trừ khi bạn đã di chuyển hoặc xóa nó khỏi ribbon, nút AutoSum sẽ nằm trên tab Home. Tính năng tiện dụng này cung cấp cho người sử dụng các công thức phổ biến nhất với một cú nhấp chuột. Bạn có thể thêm, đếm hoặc tính bình quân cho một nhóm số hay tìm ra số có mức giá trị thật lớn (max) hoặc nhỏ nhất (min) trong tập hợp đó. Chỉ cần nhấp vào mũi tên trên nút AutoSum để chọn công thức bạn cần.

Ngoài tính năng AutoSum, tab Formulas còn chứa nhiều tùy chọn hơn. Mỗi công thức được đặt vào một danh mục cụ thể để người dùng dễ tìm kiếm. Bạn cũng có thể chọn từ những hàm liên quan đến tài chính, logic, toán học, hoạch toán hoặc kỹ thuật.

Nhưng đối với những công thức thường được sử dụng, tính năng AutoSum cực kỳ nhanh chóng và tiện lợi.

9. Sử dụng Conditional formatting (định dạng có điều kiện) dễ dàng

Conditional formatting (Định dạng có điều kiện) là một trong số tính năng Excel khác mà nhiều người có thể thấy hơi đáng sợ. Tuy nhiên, đối với dữ liệu những dữ liệu đặc biệt, nó là một công cụ tuyệt vời.

Ví dụ, bạn có một bảng dữ liệu từ 1 cuộc khảo sát và muốn xem có bao nhiêu lời đáp Yes và bao nhiêu câu trả lời No ngay lập tức. Hãy áp dụng các bước sau đây:

1. Chọn các ô chứa câu trả lời Yes/No.

2. Trên tab Home, bấm vào hộp drop-down Conditional Formatting.

3. Chọn Highlight Cells Rules và sau đó là Text That Contains .

4. Nhập từ Yes trong hộp bên trái và chọn định dạng cho từ hộp bên phải.

5. Thực hiện theo một số bước tương tự đối với câu trả lời No.

Sau đó, bạn sẽ thấy tất cả các lời giải đáp Yes và No được định dạng theo cách đã chọn, do đấy rất dễ nhìn.

Nếu có kế hoạch tiếp tục tăng thêm dữ liệu, bạn cũng có thể áp dụng định hình có điều kiện này cho toàn bộ cột hoặc hàng thay vì chỉ một nhóm các ô. Bằng cách này, dữ liệu trong sau này sẽ có định hình tự động ngay cả bạn nhập chúng.

10. Chèn biểu đồ nhanh chóng

Tính năng Charts trong Excel là công cụ tuyệt hảo để hiển thị dữ liệu 1 cách trực quan. Và, bạn cũng có thể chọn từ nhiều loại biểu đồ không trùng lặp như biểu đồ tròn, đường, cột, v.v…

Sử dụng ví dụ về định hình có điều kiện cho lời giải đáp Yes/No ở trên, bạn có thể chèn biểu đồ chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

1. Chọn các ô chứa câu trả lời Yes/No.

2. Trên tab Insert, nhấp vào Recommended Charts. Với tùy chọn này, Excel sẽ lấy dữ liệu và đưa nó vào loại biểu đồ phù hợp nhất.

3. Nếu thích loại biểu đồ Excel tự động chọn, bấm OK và nó sẽ được chèn vào bảng tính.

Đây là cách dễ và nhanh nhất để tạo biểu đồ trong Excel. Quá trình này chỉ mất một phút để hoàn thành. Tuy nhiên, nếu không thích biểu đồ được tạo, bạn cũng có thể có thể nhấp vào tab All Charts trong cửa sổ pop-up và thí nghiệm với những dòng biểu đồ khác.

11. Sắp xếp với các bộ lọc

Nếu có 1 bảng tính chứa nhiều cột dữ liệu, bạn cũng có thể muốn sắp xếp hoặc lọc tất cả thông tin theo một cột nhất định. Mặc dù có một số cách để thực hiện điều này, nhưng sử dụng bộ lọc vẫn là cách nhanh và an toàn nhất.

1. Chọn toàn bộ trang tính bằng phương pháp nhấp vào nút hình tam giác cạnh bên cột đầu tiên ở trên cùng bên trái.

2. Trên tab Home, nhấp vào Sort & Filter .

3. Chọn Filter.

Bước này sẽ khiến một mũi tên xuất hiện ở hàng trước mắt của mỗi cột. Khi bấm vào các mũi tên, người dùng có thể bố trí toàn bộ trang tính theo cách đã chọn để sắp xếp cột đó. Nếu đó là một trường ngày, người dùng có thể bố trí từ ngày cũ nhất đến mới nhất và nếu đó là một trường văn bản, cũng có thể có thể bố trí theo thứ tự bảng chữ cái.

Ngoài ra, người sử dụng có thể lọc dữ liệu để chỉ xem các mục mình muốn. Khi nhấn vào một mũi tên, bạn sẽ thấy các hộp kiểm kế bên các mục. Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu các hộp này sẽ lọc dữ liệu, giúp bạn thấy chính xác những gì mình cần.

Điều tuyệt hảo khi sử dụng tính năng Filter là nó không ảnh hưởng xấu đến phần còn lại của dữ liệu. Nếu muốn sắp xếp toàn bộ trang tính, Excel sẽ điều chỉnh tất cả những cột. Và nếu muốn lọc, Excel sẽ chỉ ẩn những gì người dùng không thích thấy.

12. Sử dụng Format Painter

Nếu đã sử dụng các phần mềm Microsoft Office khác như Word, bạn cũng có thể có thể đã quen thuộc với Format Painter. Trong Excel, công cụ tiện lợi này cho phép bạn áp dụng định hình tương tự từ một hoặc nhiều ô cho những ô khác chỉ bằng một cú nhấp chuột.

1. Chọn ô, nhóm ô, hàng hoặc cột mà bạn muốn sao chép định dạng từ đó.

2. Trên tab Home, nhấp vào Format Painter.

3. Chọn ô, nhóm ô, hàng hoặc cột mà bạn muốn sao chép định dạng.

Đây là một cách tuyệt vời để nhanh chóng áp dụng định hình của các ô này cho những ô khác mà không cần thao tác theo cách thủ công.

13. Chuyển đổi và xem các cửa sổ

Có bao giờ bạn phải làm việc với nhiều cửa sổ Excel cùng một lát không? Có thể bạn phải coi lại dữ liệu, so sánh nó hoặc cho dù sao chép dữ liệu từ workbook này sang workbook khác. Excel cung cấp một bộ tính năng xem có ích để trợ giúp cho chuyện này. Hãy tìm đến tab View để kiểm tra các tùy chọn này.

• Arrange All: Khi nhấp vào nút này, bạn cũng có thể có thể sắp xếp mọi thứ các workbook đang mở của mình trên một màn hình. Hãy chọn chế độ xem ngang, dọc hoặc xếp tầng theo ý thích.
• View Side by Side : Tùy chọn này cấp phép bạn chọn hai workbook mở để đặt cạnh hoặc chồng lên nhau, cực thích hợp khi cần so sánh.
• Switch Windows: Nhấp vào nút này khi bạn mở nhiều workbook Excel và một lát và muốn chuyển đổi mau chóng giữa chúng. Không cần phóng to hoặc se khít nhiều nhất các cửa sổ với tính năng tuyệt vời này.

14. Cài đặt các add-in tiện dụng

Office add-ins tựa như như tiện ích mở rộng trình duyệt ở chỗ chúng là công cụ để nâng cao trải nghiệm, dữ liệu và hữu hiệu cho ứng dụng. Và trong Excel, bạn có nhiều add-in có ích để chọn lựa tùy theo nhu cầu.

Chọn tab Insert và bấm Store. Sau đó bạn có thể kiểm tra các công cụ theo danh mục. Chẳng hạn, danh mục Productivity chứa các add-in để tự động hóa tài liệu và thư viện template mẫu. Và danh mục Project Management có các add-in cho biểu đồ Gantt và bộ đếm thời hoạt động.

Một số add-in là miễn phí trong khi những add-in khác đòi hỏi thanh toán tiền, vì thế hãy chắc chắn kiểm tra các chi tiết trước lúc cài đặt.

Trên đây chỉ là vài mẹo nhỏ nhỏ giúp độc giả dành dụm thời gian khi sử dụng Microsoft Excel. Chúng tôisẽ tiếp tục tìm thêm những mẹo hay khi dùng Excel. Nếu yêu mến cũng như thường xuyên sử dụng Excel, bạn cũng đều có thể cống hiến những mẹo để dành thời gian mà tôi đã tìm được và chia sẻ thuộc mọi đứa ở phần bình luận bên dưới bài viết nhé.

Xem thêm:

• Cách thêm máy tính vào Excel
• Bạn muốn in văn bản, dữ liệu trong Microsoft Excel. Không đơn giản như Word hay PDF đâu nhé! Hãy đọc bài sau!

mẹo sử dụng Excel,cố định cột tiêu đề Excel,chuyển hành thành cột trong Excel,phím tắt Excel,Fill handle,thủ thuật excel

Nội dung 14 mẹo tiết kiệm thời gian khi dùng Microsoft Excel được tổng hợp sưu tầm biên tập bởi: Tin Học Trường Tín. Mọi ý kiến vui lòng gửi Liên Hệ cho truongtin.top để điều chỉnh. truongtin.top tks.