Cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Microsoft Excel 2016

Giới thiệu

Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) là một công cụ hùng mạnh và có thể thay đổi “diện mạo” của một ô dựa theo giá trị của nó, giúp người xem định vị dữ liệu quan trọng nhanh chóng. Bạn có thể thêm màu sắc, icon, thanh dữ liệu và thang màu vào ô bằng cách tạo quy tắc định dạng có điều kiện.

Đánh dấu các giá trị trùng lặp bằng màu đỏ

Định dạng có điều kiện cũng có thể có thể được sử dụng để làm nổi bật các giá trị trùng lặp, giúp dễ dàng định vị và sửa lỗi trong dữ liệu.

Các bước thực hiện:

Bước 1 . Chọn các ô để định dạng. Trong tỉ dụ đây là các ô từ A2: A9.

Bước 2 . Chuyển đến Home > Conditional Formatting .

Bước 3 .Click vào Highlight Cells Rules > Duplicate Values .

Bước 4 . Click OK . Bạn cũng có thể chọn các màu ô khác từ bản kê thả xuống bên cạnh danh sách mặc định.

Sử dụng Data Bars để tạo Progress Bars (thanh tiến trình)

Data Bars cũng đều có thể được sử dụng để bộc lộ dữ liệu bằng đồ thị bên trong 1 ô. Thanh dài nhất thể hiện giá trị đỉnh cao và thanh ngắn nhất cho biết giá trị nhỏ nhất. Data Bars này giúp người sử dụng phát hiện số lượng lớn và nhỏ đơn giản trong bảng tính.

Trong tỉ dụ này, bạn sẽ xem nhanh tiến trình của các dự án.

Các bước thực hiện:

Bước 1 . Chọn các ô để định dạng. Trong tỉ dụ đây là B2: B6.

Bước 2 . Đi tới Home > Conditional Formatting.

Bước 3 . Click vào Data Bars > Blue Data Bar .

Bước 4 . Bạn cũng cũng đều có thể chọn các thanh màu khác nếu muốn.

Xem thêm: Cách tạo Progress bar bằng định hình có điều kiện trong Excel 2013, 2010 và 2007

Sử dụng các quy tắc Top/Bottom Rules để làm nổi bật 3 sản phẩm hàng đầu

Một cách tuyệt vời khác để sử dụng định hình có điều kiện là chọn tùy chọn Top/Bottom Rules. Bạn cũng có thể dễ dàng đánh dấu 3 mục hàng đầu trong danh sách. Để xác định ba mặt hàng hàng đầu tạo nên doanh thu bán hàng nhiều nhất trong cửa hàng, bạn có thể tạo một quy tắc hàng đầu trong định hình có điều kiện.

Các bước thực hiện:

Bước 1. Chọn các ô để định dạng. Trong tỉ dụ này là B2: B8.

Bước 2 . Vào Home > Conditional Formatting .

Bước 3 . Click vào Top/Bottom Rules > Top 10 Items…

Bước 4. Mặc định là 10 mục nhưng bạn có thể nhập số 3 hoặc sử dụng nút thêm hoặc bớt.

Bước 5 . Bạn cũng đều có thể chọn các màu ô khác từ bản kê thả xuống cạnh bên danh sách mặc định.

Sử dụng Color Scales để có một bản đồ nhiệt

Bản đồ nhiệt là gì?

Bản đồ nhiệt là bảng mà dữ liệu trong bảng tính được hiển thị bằng màu sắc. Bạn có thể hiển thị giá trị trong ô hoặc không nếu muốn. Ẩn giá trị bằng cách dùng định hình ô.

Các bước thực hiện:

Bước 1 . Chọn các ô để định dạng. Trong thí dụ này là B2: D10.

Bước 2 . Vào Home > Conditional Formatting.

Bước 3. Click vào Color Scales > More Rules…

Bước 4 . Mặc định là 2-Color Scale nhưng bạn có thể chọn 3-Color Scale từ danh sách sổ xuống.

Bước 5. Đối với thí dụ này, màu xanh nhạt, màu xanh và màu xanh đậm được chọn. Khi chọn màu cho bản đồ nhiệt, bạn nên chọn tông màu khác nhau cho cùng một màu. Bởi vì nếu chọn nhiều màu không giống nhau sẽ làm người xem nhầm lẫn, khó xác định ô nào có giá trị thấp nhất hoặc cao nhất. Tuy nhiên, khi chọn tông màu khác nhau cho và một màu, người xem có thể nhanh chóng nhận ra giá trị cao nhất và thấp nhất.

Ngoài ra, nếu muốn ẩn các giá trị trong bảng và chỉ hiển thị màu trong bản đồ nhiệt, bạn cũng có thể click chuột phải vào bảng tính, click vào Format cells > Custom > Enter “;;;” trong kiểu hộp và click vào OK . Giá trị vẫn ở trong bảng nhưng được ẩn.

Bản đồ nhiệt sau khi ẩn giá trị:

Sử dụng Icon Sets để định vị dữ liệu bị thiếu trong Timesheet

Nhiều quan điểm cho rằng, định dạng có điều kiện chỉ cũng đều có thể được dùng để định hình ô dựa theo giá trị của nó. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng công thức để nhận giá trị dựa theo các ô trong cùng một hàng và sau đó sử dụng định hình có điều kiện để nhận kết quả mong muốn.

Hãy xem tỉ dụ này để hiểu rõ hơn. Trong thí dụ này, chúng ta sẽ thi hành công thức trong ô E4 để tính số ô đã được điền dữ liệu từ A5 đến D5. Vì tất cả các dữ liệu càng phải có đã được lấp đầy trong hàng 5, nên công thức hiển thị kết quả 4 ô đã được điền giá trị. Tuy nhiên trong hàng 7, chỉ có 1 ô có dữ liệu và 3 ô trống. Do đó, hàng này phải được làm nổi bật bằng cách sử dụng Icon Sets để xác định hàng cần điều chỉnh.

Các bước thực hiện:

Bước 1 . Chọn các ô để định dạng. Trong thí dụ này là E5: E9.

Bước 2 . Chuyển đến Home > Conditional Formatting .

Bước 3 . Click vào Icon Sets > More Rules…

Bước 4 . Tùy chọn mặc định ở này là 3 đèn giao thông, sau đó chọn 3 tượng trưng (hình tròn) từ danh sách thả xuống.

Bước 5. Đánh dấu vào ô “ Show Icon only ”.

Bước 6 . Click vào biểu tượng cuối cùng và thay đổi “ Red Cross Symbol ” thành “ No Cell Icon ”.

Bước 7. Click vào biểu tượng thứ 2, thay đổi “ Yellow Exclamation Symbol ” thành “ Red Cross Symbol ”, thay đổi giá trị thành 1 và thay đổi Type từ “ Percent ” thành “ Number ”.

Bước 8 . Đối với tượng trưng trước mắt là “ Green Check Symbol ”, thay đổi giá trị thành 4 và thay đổi Type từ “ Percent ” thành “ Number ”.

Sau khi kết thúc các bước trên, nếu có dữ liệu chưa hoàn thành trong bất kỳ ô nào trong cột A-D của cùng một hàng, sẽ được một dấu gạch chéo trong cột E. Điều này sẽ cấp phép người dùng nhanh chóng xác định dữ liệu chưa hoàn tất và sửa chữa nó. Khi mọi thứ bốn ô từ cột A-D được nhập vào cùng hàng, dấu check màu xanh lá cây sẽ xuất hiện. Điều này sẽ cấp phép người sử dụng hiểu được mọi thứ dữ liệu đã được nhập và không thiếu dữ liệu.

Xóa quy tắc

Xác định các ô có chứa định dạng có điều kiện

Trước khi xóa mọi định dạng có điều kiện, bạn cần xác định ô chứa định dạng có điều kiện. Để làm điều này, chọn mọi thứ các ô trên bảng tính sử dụng Ctrl + A , click vào Special > Conditional formats > OK .

Thao tác này sẽ cho bạn thấy các ô được đánh dấu từ E5 đến E9 chứa định hình có điều kiện.

Xóa ô chứa định dạng có điều kiện

Các bước thực hiện:

Bước 1 . Vào Home > Conditional Formatting .

Bước 2. Click vào Clear Rules > Clear Rules from Selected Cells .

Xóa nhiều quy tắc trong và một trang tính

Ngoài ra, cũng có một phương pháp khác để xóa định dạng có điều kiện. Phương thức này sẽ hiển thị mọi thứ các ô sử dụng định dạng có điều kiện trên cùng một trang tính và cấp phép bạn xóa nhiều quy tắc một cách dễ dàng.

Các bước thực hiện:

Bước 1 . Vào Home > Conditional Formatting.

Bước 2 . Click vào Manage Rules .

Bước 3 . Thay đổi quy tắc Show formatting từ Current Selection thành This Worksheet. Điều này sẽ hiển thị mọi thứ các quy tắc trong bảng tính này.

Bước 4 . Click vào quy tắc bạn mong muốn xóa → click vào Delete Rule → OK.

Bước 5 . Lặp lại Bước 4 đối với các quy tắc mà bạn mong muốn xóa.

Chúc các bạn thực hiện thành công!

Xem thêm:

• Sử dụng định hình điều kiện để định hình hàng chẵn, lẻ
• Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 1): Làm quen với Microsoft Excel
• 5 ác mộng đối với Excel và cách khắc phục

conditional formatting,định dạng có điều kiện,sử dụng định dạng có điều kiện trong excel 2016,thanh tiến trình,progress bar,bản đồ nhiệt

Nội dung Cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Microsoft Excel 2016 được tổng hợp sưu tầm biên tập bởi: Tin Học Trường Tín. Mọi ý kiến vui lòng gửi Liên Hệ cho truongtin.top để điều chỉnh. truongtin.top tks.