Dịch vụ sửa máy tính pc laptop máy in - Nạp mực máy in Trường Tín Tphcm
Dịch vụ sửa máy tính pc laptop máy in - Nạp mực máy in Trường Tín Tphcm
Dịch vụ sửa điện nước - điện lạnh tại nhà gần đây

Cách sử dụng Microsoft Outlook để quản lý dự án

--
Web Tin Học Trường Tín có bài: Cách sử dụng Microsoft Outlook để quản lý dự án Tại sao lại sử dụng một phần mềm khác có giao diện lạ, khi bạn có thể chỉ định nhiệm vụ, đặt lời nhắc và ngày đến hạn cho danh sách nhiệm vụ của mình trong Microsoft Outlook?

Nếu bạn hoặc doanh nghiệp của bạn đã sử dụng Microsoft Outlook làm ứng dụng email, bạn nên sử dụng nó như 1 công cụ chính thức để quản lý dự án. Tại sao lại sử dụng phần nào mềm khác có giao diện lạ, khi bạn cũng có thể chỉ định nhiệm vụ, đặt lời nhắc và ngày đến hạn cho bản kê nhiệm vụ của mình trong Microsoft Outlook?

Tối đa hóa hiệu suất cũng chính là một chuyện dễ dàng với Microsoft Outlook. Nó được nhúng với nhiều công cụ hữu ích giúp bạn phân loại các dự án, gắn nhãn chúng và làm được rất nhiều việc hơn thế. Hãy xem tất cả những gì bạn có thể làm với Microsoft Outlook với vai trò một công cụ quản lý dự án.

1. Giao trọng trách

Cách sử dụng Microsoft Outlook để quản lý dự án
Giao trọng trách trong Outlook

Nếu bạn làm việc với một nhóm nhỏ, việc giao trọng trách rất đơn giản và đơn giản khi dùng Microsoft Outlook. Chuyển đến phần To-Do trên bảng điều khiển bên trái và tiếp tục nhấn Add a task . Khi bạn đã thêm nhiệm vụ, hãy click chuột phải và chọn Create new list from this task .

Sau khi đã tạo bản kê nhiệm vụ, hãy nhấp chuột phải và chọn Share list . Bạn sẽ được tùy chọn Create Invitation link để cấp phép mọi người tham dự và chỉnh sửa danh sách nhiệm vụ này. Tính năng này cực kỳ hữu ích để sắp xếp các dự án trong 1 nhóm quy mô nhỏ hoặc vừa.

2. Thêm email alias

Cách sử dụng Microsoft Outlook để quản lý dự án
Thêm email alias

Cập nhật công việc và giao tiếp trong dự án có thể bị “chìm nghỉm” trong đồng loạt email hàng ngày bạn nhận được, ngay khi khi bạn cẩn trọng đến đâu. Một email bị bỏ sót cũng có thể dẫn đến sự chậm trễ và mất thời gian. Một cách đơn giản để giải quyết vấn đề đây là tạo email alias trong Microsoft Outlook.

Đó là một địa điểm email bổ sung sử dụng cùng bản kê liên hệ và cài đặt để nhận email. Bạn có thể làm điều đó bằng phương pháp đi đến Add an Alias và tạo địa điểm email mới hoặc sử dụng địa chỉ hiện có để làm email alias. Theo mặc định, mọi thứ các email nhận được tại địa chỉ này sẽ được dẫn vào phần nào mềm quản lý dự án đặc biệt.

3. Tạo nhóm

Cách sử dụng Microsoft Outlook để quản lý dự án
Tạo nhóm

Nếu bạn đang gắng gượng giữ cho cả các thành viên dự án được thông báo về mọi cập nhật của dự án, bạn có thể tạo một nhóm dễ dàng. Điều này cũng khiến cho tác vụ chia sẻ lịch dễ dàng hơn.

Chuyển đến People trên bảng điều khiển bên trái, tìm Groups và tạo một nhóm. Bạn sẽ có yêu cầu thêm thành viên và sau khi kết thúc việc đó, bạn sẽ được hiển thị ID email nhóm, nơi bạn cũng có thể có thể gửi tất cả những thư liên quan đến dự án và đã được cấp quyền truy cập vào lịch nhóm. Bạn cũng có thể thiết lập các sự kiện mới, cập nhật những buổi lễ sắp tới và nắm được các deadline.

4. Chia sẻ lịch

Cách sử dụng Microsoft Outlook để quản lý dự án
Chia sẻ lịch

Không có gì tốt hơn là ở trên cùng một trang khi bạn đang làm việc trong 1 dự án. Khả năng hiển thị của dự án là rất quan trọng đối với sự thành công. Một cách tốt để đáp ứng điều này là chia sẻ lịch dự án mà tất cả những thành viên của dự án đều cũng đều có thể truy cập được.

Bạn chẳng những có thể xem các người khác đang làm gì mà còn có thể tập trung vào các mốc sự kiện và những mốc quan trọng của dự án sắp diễn ra. Với sự tích hợp lịch như vậy, bạn nhất định không bao giờ bỏ qua các cập nhật quan trọng. Giờ đây, bạn có thể chia sẻ lịch của mình với các địa điểm liên hệ.

Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn chia sẻ ở trên cùng bên phải và bạn cũng đều có thể chọn phản ánh các hoạt động trên lịch của group dự án để hiện trên lịch của bạn và luôn cập nhật được mọi thông tin.

5. Sử dụng các quy tắc để xúc tiến một dự án

Cách sử dụng Microsoft Outlook để quản lý dự án
Sử dụng các quy tắc để thúc đẩy một dự án

Nếu bạn mong muốn tự động hóa một số quy trình thường thì và chịu trách nhiệm về hòm thư đến email cũng như dự án của mình, không có cách nào tốt hơn để làm điều này ngoài các việc sử dụng các quy tắc. Để bắt đầu, bạn chỉ cần bấm chuột phải vào email và chuyển đến Advanced actions.

Nhấp vào Create Rule từ menu drop-down. Bạn có thể chọn di chuyển email hiện có vào thư mục mình chọn và nếu bạn mong muốn làm nhiều thứ khác, hãy chọn More Options . Bạn cũng cũng đều có thể thêm một động thái và quyết định điều gì sẽ diễn ra mỗi khi bạn thu được thư từ người nhận này.

6. Phân loại tất cả

Cách sử dụng Microsoft Outlook để quản lý dự án
Phân loại tất cả

Khi công việc của bạn được thực hành từ xa và nhiều thông tin liên lạc xảy ra qua email, tốt nhất bạn nên phân loại và gắn nhãn các dự án khác nhau để không bỏ lỡ những thơ từ quan trọng. Bạn có thể bấm chuột phải vào email và chọn Categorize từ menu drop-down. Bây giờ, bạn cũng có thể chọn từ những danh mục đã có sẵn hoặc tiến hành tạo một danh mục mới.

Nếu phải thực hành các thay đổi đối với danh mục hiện có, bạn cũng đều có thể thực hành điều ấy trong Manage Categories .

7. Sử dụng thanh kiếm tìm

Cách sử dụng Microsoft Outlook để quản lý dự án
Sử dụng thanh kiếm tìm

Nếu bạn không phải là người tin tưởng vào việc phân loại mọi thứ hoặc gắn nhãn cho email của mình, bạn có thể chỉ cần sử dụng thanh kiếm tìm để kiếm tìm các email dự án. Đưa ra một từ khóa có liên quan và những gì bạn đang tìm kiếm sẽ được tìm thấy chính xác mọi lúc.

Thanh tìm kiếm cấp phép bạn tìm kiếm cụ thể trong 1 thư mục đã chọn hoặc một thư mục con, do đấy khiến cho công việc của bạn dễ dàng hơn. Công cụ này giúp để dành thời gian cũng như biết bao công sức. Hơn nữa, bạn cũng đều có thể tìm kiếm trong những email đã xóa, lịch sử cuộc chuyện trò hoặc chỉ định những chi tiết khác như chủ đề, từ khóa và người nhận để giúp tìm thấy những gì cần tìm kiếm.

8. Tạo những thư mục mới để phân biệt các dự án

Cách sử dụng Microsoft Outlook để quản lý dự án
Tạo những thư mục mới để phân biệt các dự án

Bạn luôn cũng có thể thiết lập một thư mục mới để chứa tin tức về một dự án. Khi bạn làm điều đó, cơ hội các dự án bị lẫn hoặc bỏ qua các email và thời hạn quan trọng sẽ hạ xuống mức tối thiểu. Nhấp vào ba dòng phía trên cùng bên trái của màn hình và đi tới cuối menu drop-down.

Ở đó, bạn sẽ tìm thấy New Folder và bạn sẽ mất chưa đến một giây để tạo một thư mục mới.

9. Sử dụng Excel, PowerPoint, Word và OneNote

Cách sử dụng Microsoft Outlook để quản lý dự án
Sử dụng Excel, PowerPoint, Word và OneNote

Microsoft Outlook hoặc phiên bản web của nó Outlook.com được nhúng với Excel, PowerPoint, Word và OneNote. Bạn cũng đều có thể truy cập bộ phần mềm hiệu suất của Microsoft một cách đơn giản từ trang chủ. Bạn có thể tìm thấy chúng trên bảng điều khiển bên trái và bắt đầu nhanh chóng.

Những tích hợp này giúp bạn thi hành các bài thuyết trình, thêm ghi chú, tạo bảng tính và tài liệu mau chóng – tất cả chỉ còn sự tiện dung của một màn hình duy nhất.

  • Cách lên lịch Google Meet trên Microsoft Outlook
  • Cách nhận lời mời buổi lễ đã từ chối trên Microsoft Outlook
  • Cách bật công cụ chuyển đổi cửa hàng đo trong Microsoft Outlook
  • Cách sử dụng Microsoft Outlook làm trình đọc RSS Feed
  • Cách tạo 1 cuộc thăm dò ý kiến trong Microsoft Outlook
  • Cách thiết lập không lưu email đã gửi trong Microsoft Outlook

Microsoft Outlook,ms Outlook,sử dụng Microsoft Outlook,cách sử dụng Microsoft Outlook,sử dụng Microsoft Outlook để quản lý dự án,quản lý dự án với outlook

Nội dung Cách sử dụng Microsoft Outlook để quản lý dự án được tổng hợp sưu tầm biên tập bởi: Tin Học Trường Tín. Mọi ý kiến vui lòng gửi Liên Hệ cho truongtin.top để điều chỉnh. truongtin.top tks.

Bài Viết Liên Quan


Xếp Hạng post

Bài Viết Khác

--