Cách tạo AutoText trong Word

Bạn có nhức mỏi khi phải gõ cùng một đoạn văn bản nhiều đợt trong Microsoft Word không? Nếu bạn thường phải nhập những thứ như tên và địa điểm dịch vụ hoặc một đoạn văn bản phổ biến nào đó cho nhiều loại tài liệu, tính năng AutoText trong Word sẽ là người trợ thủ đắc lực.

Bạn có thể lưu trữ các khối văn bản trong các AutoText và chèn chúng dễ dàng vào bất kỳ tư liệu Word nào theo nhiều cách khác nhau. Hôm nay, Quản Trị Mạng sẽ chỉ cho bạn cách tạo, chỉnh sửa và xóa các AutoText, cũng giống 1 số cách dễ dàng để chèn chúng vào bất kỳ tư liệu Word nào.

Hiển thị dấu đoạn trong tư liệu

Nếu muốn định dạng cho mọi thứ các đoạn, cho dù là cả đoạn cuối, được lưu giữ cùng với văn bản trong mục nhập AutoText, hãy chọn dấu đoạn cuối cùng. Dấu ¶ ở cuối mỗi đoạn sẽ lưu định dạng cho đoạn đó. Nếu đã áp dụng bất kỳ định dạng ký tự nào, như in đậm hoặc in nghiêng, định dạng kia sẽ tự động được lưu giữ trong AutoText.

Nếu không thấy các dấu đoạn trong tài liệu, hãy nhấp vào tab Home. Trong phần Paragraph, nhấp vào tượng trưng ¶. Bây giờ bạn có thể thấy dấu đoạn cuối cùng và chọn nó.

Tạo một AutoText mới

Để tạo một AutoText mới, hãy chọn văn bản bạn mong muốn thêm vào bộ sưu tầm các AutoText. Hoặc, nếu bạn không có sẵn phần văn bản đó, hãy nhập văn bản vào tài liệu rồi chọn nó.

Trên tab Insert, nhấp vào phần Quick Parts in the Text. Sau đó, di chuột qua AutoText và chọn Save Selection to AutoText Gallery từ menu con.

Bạn có thể thấy những mục khác trên thư viện AutoText, chẳng hạn như các mục bạn đã sao chép vào Spike.

Lưu ý : Bạn cũng cũng có thể có thể nhận ra tùy chọn Save Selection to Quick Part Gallery có sẵn ở cuối menu Quick Parts. Tùy chọn này thêm văn bản đã chọn dưới dạng mục nhập Quick Parts, chứ không phải AutoText. Những mục nhập Quick Parts và AutoText đều là các building block và được lưu giữ để sử dụng sau. Bạn cũng có thể có thể lưu trữ mục nhập dưới dạng Quick Part, nhưng nội dung bài viết hôm nay chỉ đề cập đến AutoText.

Hộp thoại Create New Building Block sẽ hiển thị. Nhập tên cho AutoText trong phần Name. Sau đó, bài viết sẽ chỉ cho bạn cách nhập AutoText vào tư liệu chỉ bằng cách gõ một vài ký tự. Để làm điều này, bạn cần khiến cho phần đầu của tên AutoText khác với các AutoText khác. Nếu tên của mục nhập đó giống như tên của những mục khác, bạn bắt buộc phải nhập nhiều ký tự hơn, vì thế Word không biết bạn muốn chèn mục nào.

Đảm bảo AutoText được chọn trong danh sách drop-down Gallery (tùy chọn đây là mặc định).

General được chọn theo mặc định trong danh sách drop-down Category. Trong ví dụ này, General là lựa chọn duy nhất. Nhưng bạn cũng cũng có thể có thể tạo một danh mục tùy chỉnh bằng phương pháp chọn Create New Category từ bản kê drop-down Category. Nhập tên cho danh mục tùy chỉnh trên hộp thoại Create New Category và nhấp vào OK. Danh mục mới sẽ có thêm và chọn tự động trong bản kê drop-down Category.

Bạn cũng có thể nhập Description cho AutoText để làm rõ hơn mục tiêu sử dụng của nó. Nếu mục đó đã rõ rệt rồi thì chẳng càng phải nhập miêu tả nữa.

Các AutoText được lưu trong các template, chứ không phải trong tài liệu. Bằng cách đó, các mục này sẽ được sẵn trong bất kỳ tư liệu nào theo template đã lưu trước đó. Template Normal là chọn lựa mặc định trong bản kê drop-down Save in . Bạn cũng có thể có thể lưu các AutoText trong template tùy chỉnh. Còn thí dụ sẽ không thay đổi cài đặt mặc định và lưu mục nhập mới trong template “Normal.dotm”.

Lưu ý : Để lưu AutoTexttrong template tùy chỉnh, template đó phải được mở để tạo ra sẵn trong bản kê drop-down Save in .

Cuối cùng, có 1 vài tùy chọn trong phần Options :

• Để chèn AutoText trên trang của chính nó trong tài liệu, chọn Insert content in its own page . Tùy chọn này sẽ ngắt phần văn bản từ AutoText khỏi phần còn lại của tư liệu bằng tính năng Page Breaks (Ngắt trang).
• Để chèn AutoText vào đoạn riêng cho nó, ngay khi khi con trỏ đang ở chính giữa đoạn, hãy chọn Insert content in its own paragraph .
• Đối với tất cả những nội dung khác, chọn Insert content only.

Sau đó nhấn OK.

Khi bạn đóng tư liệu Word mở gần nhất, hộp thoại sau có thể hiển thị, nếu kích hoạt tùy chọn nhắc bạn lưu template Normal.

Nhấp vào Save để lưu template “Normal.dotm” với AutoText đã thêm.

Lưu ý : Nếu Word không không nhắc bạn lưu template Normal sau khi thực hành thay đổi, hãy xem phần dưới để bật tùy chọn này.

Nếu bạn không nhận được hộp thoại trên và muốn được đòi hỏi lưu template Normal khi thay đổi, hãy đi tới File > Options > Advanced . Trong phần Save ở bên phải, hãy chọn hộp Prompt before saving Normal template . Sau đó nhấn OK.

Chèn AutoText từ tab Insert

Có vài cách dễ dàng để chèn AutoText vào tư liệu Word. Cách thứ nhất là sử dụng nút Quick Parts.

Trong phần Text trên tab Insert, hãy nhấp vào Quick Parts.

Di chuột qua AutoText trên menu và nhấp vào mục AutoText bạn mong muốn chèn từ menu con.

Chèn AutoText bằng AutoComplete

Một cách khác để chèn AutoText là bắt đầu nhập tên của mục đó. Một cửa sổ pop-up nhỏ hiển thị phần nào của AutoText phù hợp và hướng dẫn bạn nhấn Enter để chèn. Nhấn Enter để chèn mục nhập vào tư liệu tại nơi đặt con trỏ. Bạn cũng đều có thể nhấn phím F3 để chèn mục phù hợp.

Nội dung của AutoText được chèn vào tài liệu, cho dù là cả định hình mới đầu và ngắt dòng.

Nếu bạn không thấy đề nghị AutoComplete khi bắt đầu nhập tên của AutoText, thì tùy chọn Show AutoComplete suggestions đã chưa được kích hoạt.

Để bật tùy chọn này, hãy đi đến File > Options > Advanced .

Trong phần Editing Options, hãy chọn hộp Show Auto Complete suggestions , rồi nhấn OK.

Bây giờ, bạn sẽ thấy AutoText pop-up lúc nhập tên của nó. Nhấn Enter để chèn.

Thêm AutoText vào Quick Access Toolbar

Bạn cũng có thể khiến cho chuyện chèn các mục AutoText nhanh và đơn giản hơn bằng phương pháp thêm nút AutoText vào Quick Access Toolbar.

Nhấp vào mũi tên xuống trên Quick Access Toolbar và chọn More Commands.

Màn hình Quick Access Toolbar trên hộp thoại Word Options sẽ hiển thị.

Chọn All Commands từ bản kê drop-down Choose commands from .

Sau đó, chọn AutoText trong bản kê bên trái và nhấp vào Add để thêm nút AutoText vào danh sách bên phải. Nhấn OK.

Để chèn AutoText, nhấp vào nút AutoText trên Quick Access Toolbar và chọn một mục trên menu.

Tạo shortcut cho AutoText

Nếu thích sử dụng bàn phím, bạn cũng đều có thể thêm shortcut (phím tắt) cho AutoText đã tạo.

Nhấp chuột phải vào ribbon và chọn Customize the Ribbon .

Màn hình Customize Ribbon trên hộp thoại Word Options sẽ hiển thị.

Ở dưới cùng của bản kê các lệnh bên trái, nhấp vào Customize kế bên Keyboard shortcuts.

Trong Categories trên hộp thoại Customize Keyboard, chọn Building Blocks.

Sau đó chọn AutoText của bạn trong hộp Building Blocks ở bên phải. Ví dụ chọn mục nhập MyAddress.

Đặt con trỏ vào hộp Press new shortcut key và bấm phím tắt muốn sử dụng.

Nhấp vào Assign.

Shortcut đã được thêm vô hộp Current Keys. Nhấp Close.

Bấm OK trên hộp thoại Word Options để đóng nó.

Bây giờ, bạn có thể sử dụng shortcut mới để chèn AutoText.

Thay đổi nội dung của AutoText

Phải làm cái gi nếu bạn cần thay đổi một mục AutoText đã tạo? Có thể bạn đã chuyển đến địa chỉ mới và cần thay đổi địa chỉ trong AutoText chẳng hạn.

Đầu tiên, nhập toàn bộ mục đã thay đổi trong tài liệu Word mới hoặc hiện có. Sau đó, chọn nó bằng dấu đoạn cuối cùng, nếu bạn mong muốn giữ định dạng.

Trên tab Insert, nhấp vào Quick Parts trong phần Text. Sau đó, di chuột qua AutoText và chọn Save Selection to AutoText Gallery từ dưới cùng của menu con.

Trên hộp thoại Create New Building Block , nhập cùng tên với AutoText hiện có mà bạn muốn thay đổi vào hộp Name, rồi nhấn OK.

Nhấp vào Yes khi được hỏi “Do you want to redefine the building block entry?” .

Bây giờ, bạn có thể chèn AutoText đã cập nhật vào bất kỳ tài liệu Word mới hoặc hiện có nào.

Lưu ý : Thay đổi AutoText KHÔNG thay đổi nội dung ở những vị trí đã chèn trước đó. AutoText đã thay đổi chỉ được sử dụng bất cứ bao giờ bạn chèn nó sau khi thay đổi.

Chỉnh sửa các tính chất của AutoTexthiện có

Ngoài việc thay đổi nội dung của AutoText, bạn cũng cũng có thể có thể thay đổi các tính chất của mục nhập đó, chẳng hạn như phân loại, mô tả hay template mà nó được lưu trong đó.

Để chỉnh sửa các tính chất của AutoText, bấm vào Quick Parts trong phần Text trên tab Insert và chọn Building Blocks Organizer .

Trên hộp thoại Building Blocks Organizer , bạn sẽ thấy danh sách đầy đủ của tất cả những building block và tên thường gọi tương ứng, cũng như chúng thuộc sở hữu Gallery, Category, Template nào. Các building block được liệt kê theo thứ tự bảng chữ cái trong Gallery, định vị loại của từng building block.

Ở đầu danh sách, bạn sẽ tìm thấy các AutoText. Chọn một trong số mục muốn thay đổi thuộc tính và sau đó nhấp vào Edit Properties .

Hộp thoại Modify Building Block sẽ hiển thị, với các tùy chọn tựa như như hộp Modify Building Block đã sử dụng để tạo AutoText.

Thực hiện bất kỳ thay đổi nào bạn mong muốn đối với những trường Gallery, Category, Description, Save in và Options . Xem lại phần Tạo AutoText mới ở đầu bài viết để biết thêm thông tin về các trường này. Sau đó nhấn OK.

Bấm Yes trên hộp thoại xác nhận hiển thị để lưu các thay đổi và xác định lại AutoText.

Xóa một AutoText

Nếu bạn quyết định chẳng cần hoặc muốn sử dụng một AutoText nào nữa, bạn cũng có thể xóa nó.

Để xóa AutoText khỏi bản kê các building blocks, nhấp vào Quick Parts trong phần Text trên tab Insert, sau đó chọn Building Blocks Organizer .

Chọn AutoTextmuốn xóa trong danh sách Building blocks.

Sau đó, nhấp vào Delete.

Nhấp Yes trên hộp thoại xác nhận để xóa mục nhập và loại bỏ mục đó khỏi bản kê Building blocks.

Nhấp vào Close trên hộp thoại Building Blocks Organizer để trở về tư liệu đang làm việc.

Các AutoText là 1 cách tuyệt hảo để để dành thời gian và giảm lỗi lúc nhập Word. Bạn cũng cũng đều có thể tự động hóa các tác vụ trong Word bằng phương pháp sử dụng macro để dành dụm thời gian và tăng năng suất.

Chúc bạn thực hành thành công!

Word,MS Word,AutoText,tạo AutoText trong Word,sử dụng AutoText trong Microsoft Word,tạo AutoText,chèn AutoText,AutoComplete,Quick Access Toolbar,thêm autotext vào Quick Access Toolbar

Nội dung Cách tạo AutoText trong Word được tổng hợp sưu tầm biên tập bởi: Tin Học Trường Tín. Mọi ý kiến vui lòng gửi Liên Hệ cho truongtin.top để điều chỉnh. truongtin.top tks.