Cách tạo truy vấn tìm trùng lặp trong Access 2016

Truy vấn tìm trùng lặp cấp phép bạn kiếm tìm và định vị các bản ghi giống nhau trong một bảng hoặc nhiều bảng. Bản ghi giống nhau là một bản ghi nhắc đến đến và một thứ hoặc một người giống như 1 bản ghi khác.

Không phải tất cả các bản ghi chứa thông tin tựa như đều là nội dung trùng lặp. Ví dụ, bản ghi của hai đơn đặt mua được đặt vào các ngày không trùng lặp nhưng có chứa các mục giống nhau sẽ chẳng cần là bản ghi trùng lặp. Tương tự, không phải tất cả các bản ghi trùng lặp đều chứa tin tức tận gốc giống nhau. Ví dụ, hai bản ghi khách hàng cũng có thể đề cập đến cùng một người nhưng cho dù là các địa chỉ khác nhau. Bản ghi có chứa địa điểm cũ sẽ là bản ghi trùng lặp.

Tại sao việc loại bỏ các bản ghi giống nhau lại quan trọng như vậy? Hãy xem xét thí dụ trên. Nếu bạn có nhiều bản ghi cho 1 khách hàng, sẽ thật khó để xem lịch sử đơn đặt mua của vị khách đó, vì thông tin sẽ được trải rộng trên một số bản ghi chưa được liên kết. Bạn cho dù cũng có thể giao đơn đặt hàng của mình đến địa điểm sai nếu người nhập thông tin đơn đặt mua chọn một bản ghi đã chứa thông tin cũ. Thật đơn giản để hình dung làm thế nào một bản ghi giống nhau cũng đều có thể làm suy yếu tính toàn vẹn và hữu ích của cơ sở dữ liệu mà bạn đang sở hữu.

May mắn thay, MS Access giúp đơn giản kiếm tìm và định vị các bản ghi trùng lặp tiềm năng. Lưu ý rằng Access sẽ không xóa các bản ghi cho bạn hoặc giúp bạn tìm ra bản ghi nào chứa tin tức mới. Bạn sẽ phải tự mình làm những việc đó. Tuy nhiên, nếu bạn thân thuộc với dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của mình, việc loại bỏ các bản ghi giống nhau sẽ là một trọng trách cũng có thể quản lý được.

Cách tạo truy vấn tìm giống nhau

1. Chọn tab Create trên Ribbon, xác định nhóm Queries và bấm vào lệnh Query Wizard.

2. Hộp thoại New Query sẽ xuất hiện. Chọn Find Duplicates Query Wizard từ danh sách truy vấn, sau đó bấm OK.

3. Chọn bảng bạn mong muốn tìm kiếm các bản ghi trùng lặp, sau đó nhấp vào Next. Ví dụ đang kiếm tìm các bản ghi khách hàng trùng lặp, vì thế người sáng tác sẽ chọn bảng Customers.

4. Chọn các trường bạn muốn kiếm tìm thông tin trùng lặp, bằng cách chọn chúng và nhấp vào nút mũi tên phải. Hãy chọn các trường không giống hệt nhau trong những bản ghi không trùng lặp. Ví dụ, vì ta đang kiếm tìm khách hàng trùng lặp, nên chỉ chọn các trường First Name và Last Name vì không chắc nhiều người có cùng tên và họ trùng lặp sẽ đặt hàng tại và một tiệm bánh.

5. Khi bạn đã thêm các trường mong muốn, hãy nhấp vào Next.

6. Chọn các trường bổ sung để xem trong kết quả truy vấn. Chọn các trường, nơi sẽ giúp bạn phân biệt giữa các bản ghi trùng lặp và chọn trường nào bạn mong muốn giữ. Trong ví dụ ở bài viết này, người sáng tác sẽ thêm tất cả các trường liên quan đến địa chỉ khách hàng, cộng với trường Phone Number, vì các bản ghi có tên khách hàng giống nhau có thể chứa thông tin không chính xác trong trường này. Khi bạn hài lòng, hãy nhấp vào Next.

7. Access sẽ đề nghị một chiếc tên cho truy vấn của bạn, nhưng bạn có thể nhập tên khác nếu bạn muốn. Khi bạn đã hài lòng với tên truy vấn, hãy nhấp vào Finish để chạy truy vấn.

8. Nếu Access tìm thấy bất kỳ bản ghi giống nhau nào trong truy vấn của bạn, chúng sẽ có hiển thị trong kết quả truy vấn. Xem xét các bản ghi và xóa bất kỳ bản ghi đã lỗi thời hoặc không chính xác nào khi cần.

Mẹo để xử lý các bản ghi giống nhau

• Lưu các truy vấn bản ghi giống nhau của bạn và chạy chúng thường xuyên.
• Tìm ra các bản ghi tiềm năng giống nhau bằng phương pháp xem dữ liệu được liên kết trong các bảng khác. Bạn cũng có thể có thể thi hành việc này bằng phương pháp tìm kiếm các số ID của các bản ghi này trong các bảng có liên quan. Bản ghi có được liên kết với đa số các đơn đặt mua cũ trong khi một bản ghi khác có chứa các lô hàng mới đây không? Cái thứ 2 có khả năng là bản ghi chứa thông tin mới được cập nhật.
• Khi bạn quyết định bản ghi nào cần xóa, hãy đảm bảo bạn sẽ không mất bất kỳ tin tức nào bạn cũng có thể có thể cần. Trong ví dụ ở bài viết này, trước khi xóa bản ghi trùng lặp của mình, người sáng tác đã tìm thấy tất cả những đơn đặt hàng được liên kết với số ID của bản ghi đó và thay thế chúng thông qua số ID của bản ghi mà tác giả quyết định lưu giữ.

Xem thêm:

• Các tùy chọn tạo truy vấn dữ liệu trong Access 2016
• Tạo truy vấn dữ liệu trong Access 2016 từ dễ dàng đến phức tạp
• MS Access 2003 – Bài 18: Chương 5: Sắp xếp và lọc tin tức

Access 2016,truy vấn tìm trùng lặp,tạo truy vấn tìm trùng lặp,tạo truy vấn tìm trùng lặp trong Access 2016,cách tạo truy vấn tìm trùng lặp trong Access 2016,mẹo giải quyết các bản ghi trùng lặp

Nội dung Cách tạo truy vấn tìm trùng lặp trong Access 2016 được tổng hợp sưu tầm biên tập bởi: Tin Học Trường Tín. Mọi ý kiến vui lòng gửi Liên Hệ cho truongtin.top để điều chỉnh. truongtin.top tks.