Cách tìm email với file đính kèm trong Gmail

Có biết bao nguyên do để mến mộ Gmail. Thứ nhất, Gmail hoàn toàn miễn phí. Thứ hai, nó cung cấp cho bạn quyền truy cập POP3, cũng như truy cập ngoại tuyến miễn phí vào email thông qua IMAP. Bên cạnh đó, Gmail còn có không gian lưu trữ phóng khoáng để dự trữ hàng ngàn file đính kèm.

Nhờ sự hào phóng của Gmail, bạn cũng có thể gửi file đính kèm với kích cỡ tối đa 25MB. Nếu dung lượng file lớn hơn thế, hãy biến nó biến thành liên kết Google Drive thay vì sử dụng file đính kèm. Không hề có bất kỳ tổn thất dữ liệu nào trong đó.

Nhưng làm thế nào để bạn kiếm tìm các file đính kèm bạn mong muốn đọc hoặc loại bỏ trong Gmail? Hãy cùng Quantrimang.com tìm lời đáp qua bài viết sau đây nhé!

Sử dụng sức mạnh tìm kiếm của Gmail

Các toán tử tìm kiếm nâng cao trong Gmail hoạt động như những bộ lọc, sắp xếp hòm thư đến Gmail của bạn theo người gửi, chủ đề và nhãn.

Bạn chẳng càng phải lo âu quá nhiều về các file đính kèm Gmail lớn sẽ làm lộn xộn hộp thư đến của mình, cho đến khi bạn đạt đến giới hạn 15GB. Con số 15GB này còn được chia sẻ với Google Drive và Google Photos.

File đính kèm chiếm khá nhiều dung lượng trong hòm thư đến của bạn. Giả sử ai đã gửi cho bạn những hình ảnh, video hoặc file cơ sở dữ liệu lớn. Bạn có thể muốn tìm kiếm, sắp xếp hoặc xóa chúng để tiết kiệm không gian.

• Tìm thấy các file đính kèm email mau chóng và hiệu quả: Điều này rất có ích khi bạn chẳng thể ghi nhớ tên file, tên người gửi, ngày bạn nhận được email, v.v…
• Giải phóng một số không gian: Dung lượng lưu trữ lớn số 1 nhưng bị giới hạn. Trong tình huống bạn đã từng gửi hoặc nhận ảnh, video hoặc file cơ sở dữ liệu lớn trong Gmail, bạn cũng đều có thể muốn xóa chúng để tiết kiệm dung lượng.

Ngay cả một người mới bắt đầu cũng nên học các kỹ năng cơ bản liên quan đến Gmail, vì việc xử lý hòm thư đến với số ít mail sẽ đơn giản hơn. Đó là nguyên nhân tại sao bạn nên tổ chức các file đính kèm dung lượng lớn càng sớm càng tốt.

Cách tìm kiếm file đính kèm trong Gmail

Có vài cách để tìm email có file đính kèm trong Gmail bằng toán tử kiếm tìm nâng lên của Gmail hoặc các trường tìm kiếm nâng cao trong ứng dụng. Trước tiên, hãy cùng bắt đầu với những toán tử tìm kiếm nâng cao của Gmail và sau đó là tiện ích của những trường kiếm tìm nâng cao được tích hợp.

Các toán tử tìm kiếm nâng lên giúp bạn lọc những loại file đính kèm cụ thể bằng một vài lần nhấn phím.

1. has:attachment – Lọc ra những email có bất cứ cái gì được đính kèm.

2. has:drive|document| spreadsheet|presentation – Lọc ra những email có file đính kèm hoặc liên kết Google Drive, Docs, Sheets hay Slides.

Ví dụ, has:drive sẽ lọc các email có file đính kèm được liên kết với Google Drive. Xem ảnh chụp màn hình ở trên.

3. filename:.doc – Toán tử tìm kiếm nâng lên này hoạt động gần tương tự hệt như tùy chọn ở trên (nhưng toán tử này được ghi trong tư liệu là để tìm kiếm các dòng file đính kèm).

Lưu ý: “filename:” có nghĩa là đã có 1 file đính kèm, vì vậy bạn không cần phải sử dụng “has:attachment” cùng theo với nó. Ngoài ra, chẳng cần dấu chấm trước phần mở rộng file, tức là filename:.doc = filename:doc.

4. filename:google*.doc – Lọc ra những email có file doc được đính kèm và các file này còn có [google] ở đầu tên (trong khi filename:*google*.doc tìm kiếm những email có tài liệu đính kèm với từ “google” đã đề cập ở nơi nào đó trong tên file).

5. filename:.doc OR filename:.html – Lọc ra những email có file .doc hoặc .html (hay cả hai) được đính kèm.

6. filename:.doc AND filename:html – Lọc ra những email có cả file .doc hoặc .html được đính kèm.

Bạn có thể tìm kiếm email dựa trên dung lượng. Những email với dung lượng lớn thường sẽ có 1 thứ gì đó kèm theo. Đó cũng có thể là hình ảnh hoặc tài liệu. Trước đây, bạn cần kiếm tìm theo byte. Việc này khiến người sử dụng cơ bản khá bối rối. Bây giờ, bạn cũng có thể sử dụng bất kỳ dịch vụ nào và Gmail sẽ đi kiếm tìm cho bạn. Sử dụng “m” hoặc “mb” để đề xuất mức dung lượng.

Ngoài ra, bạn có thể tập trung kiếm tìm vào các email cũ. Hãy sử dụng bổ ngữ tìm kiếm older_than. Ví dụ, old_than:1y sẽ hiển thị bất kỳ email nào lâu hơn một năm.

Phương thức này cũng không ngăn bạn sử dụng các tham số tìm kiếm khác để áp dụng bất kỳ thủ thuật kiếm tìm nâng lên nào của Gmail. Vì vậy, hãy sử dụng ký tự đại diện hoặc tên người gửi để tạo nên được file đính kèm bạn muốn.

Gmail cũng bổ trợ các tham số “larger” và “smaller” để giúp bạn tìm email trong phạm vi dung lượng. Ví dụ, thay thế số 5 và 10 bằng số bạn muốn:

• larger:10mb
• smaller:5mb
• Và, larger:5mb smaller:10mb để tìm bất cứ dung lượng nào nằm ở phần giữa khoảng này.

Xem những gì được đính kèm với tính năng kiếm tìm nâng lên của Gmail

Sử dụng các toán tử ở trên khá tốt. Nhưng người mới dùng cũng đều có thể thấy khó khăn khi ghi nhớ mọi thứ các toán tử. Đó là nguyên do tại sao tính năng kiếm tìm nâng lên của Gmail ( Advanced Search ) được đề xuất.

Hộp thoại Advanced Search thường hay bị bỏ qua, nhưng rất đơn giản khi khai thác các file đính kèm lớn với nó. Để tìm thấy chức năng kiếm tìm nâng cao, hãy nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh hộp tìm kiếm Gmail.

Tổng cộng có 10 trường tìm kiếm cung cấp cho bạn tất cả những phối hợp bạn cũng có thể thử. Tên của các tham số tìm kiếm sẽ tự lý giải chúng có tác dụng gì, và đây là 4 trường chính bạn nên chú ý.

1. Chọn hộp kiểm Has attachment trước lúc bạn thử các tham số kiếm tìm không trùng lặp trong các trường khác.

2. Tiếp theo, chọn “All Mail” từ trường Search hoặc co lại nó với một chọn lựa khác trong bản kê các thư mục. Chẳng hạn, bạn có thể chọn chỉ tìm kiếm các file đính kèm hoặc bất kỳ nhãn nào bạn đã thiết lập từ những thư chưa đọc của mình.

3. Nếu bạn có 1 file đính kèm có kích thước nhất định, hãy sử dụng trường Size để nhập một con số lớn hoặc nhỏ hơn mốc nào đó. Bạn có thể đặt kích cỡ tính bằng MB, KB hoặc byte.

4. Hạn chế tìm kiếm của bạn trong 1 khoảng thời gian với trường Date within.

5. Sau khi điền vào mọi thứ các điều kiện tìm kiếm, bạn có thể lưu bộ lọc để sử dụng trong tương lai. Nhấp vào Create filter. Để kiếm tìm tức thì, chỉ cần nhấp vào nút Search màu xanh để khởi chạy truy vấn.

Email có file đính kèm sẽ có hiển thị với những email mới nhất phía trên cùng. Bạn sẽ phải “săn lùng” file đính kèm email phù hợp, nếu từ khóa kiếm tìm của bạn không thành công. Thông thường, bạn cũng đều có thể phải xem qua một vài trang kết quả nếu bạn có 1 hộp thư lớn với rất nhiều email.

Tìm file đính kèm Gmail dung lượng lớn với Find Big Mail

Find Big Mail là một trung tâm miễn phí cấp phép bạn bố trí email theo dung lượng. Nó yêu cầu quyền truy cập vào tài khoản Gmail của bạn (sử dụng Gmail OAuth2).

Tuyên bố về quyền riêng tư của Find Big Mail khẳng định rằng nó không lưu giữ mật khẩu Gmail của bạn và bạn có thể đáp ứng quyền truy cập được loại bỏ ngay tức thì sau khi dùng nó trong tài khoản Gmail của mình.

Sau khi bạn cấp quyền truy cập vào tài khoản Gmail của mình, công cụ sẽ ngay lập tức bắt đầu quét email. Việc quét có thể mất chút ít thời gian. Sau khi thực hiện xong, bạn sẽ nhận được thông báo qua email đưa bạn đến trang thống kê:

Những gì bạn có thể làm lúc này là đăng nhập vào giao diện Gmail của mình, nhấp qua bản kê nhãn đầy đủ và tìm một số nhãn mới được tạo bởi phần mềm FindBigMail.

Các nhãn sẽ bố trí các email thật lớn của bạn theo dung lượng:

• Top (các email lớn nhất).
• 2mb’ là email có dung lượng lớn hơn 2.000.000 byte.
• 500kb’ là email có dung lượng từ 500.000 đến 2.000.000 byte.
• 100kb’ là email có dung lượng từ 100.000 đến 500.000 byte.

Find Big Mail sẽ hoàn thành công việc khó khăn cho bạn chỉ trong vài giây. Bây giờ, chỉ nên làm theo hai bước dễ dàng để giải mã hộp thư đến của mình.

1. Nhấp vào từng nhãn để xem các email dung lượng lớn với file đính kèm “cồng kềnh”.

2. Sau đó làm theo những chỉ dẫn Gmail để xóa thư có file đính kèm bạn không còn muốn giữ lại nữa tại:

   https://support.google.com/mail/answer/7401?hl=en   

Hãy chắc chắn dọn sạch Trash (thùng rác) bằng phương pháp dùng tùy chọn “Delete Forever”, nếu bạn cần giải phóng dung lượng ngay lập tức. Nếu không, chúng sẽ tự động được loại bỏ trong thời gian 30 ngày.

Một trong những file đính kèm tiêu tốn nhiều dung lượng xuất hiện dưới dạng hình ảnh được chia sẻ trong Gmail. Các file báo cáo lớn ở định hình PDF cũng chiếm khá nhiều megabyte. Bạn cũng có thể càng phải phối hợp một vài file trong các chúng trong 1 email mới. Vì vậy, hãy giữ sự cân bằng tốt giữa những việc lưu giữ và loại bỏ những email không cần thiết.

Nhưng nhờ những kỹ năng nâng lên này của Gmail mà bạn không còn phải dành quá nhiều thời gian để tìm kiếm các email.

Chúc bạn thực hành thành công!

Gmail,chức năng tìm kiếm,file đính kèm,bộ máy tìm kiếm,Fun Run,Takeout,CardDAV,Takeout,bổ sung tính năng

Nội dung Cách tìm email với file đính kèm trong Gmail được tổng hợp sưu tầm biên tập bởi: Tin Học Trường Tín. Mọi ý kiến vui lòng gửi Liên Hệ cho truongtin.top để điều chỉnh. truongtin.top tks.