Word 2019 (Phần 29): Công cụ Mail Merge

Mail Merge là một công cụ hữu ích cấp phép bạn tạo nhiều thư, nhãn, phong bì, thẻ tên, v.v… bằng phương pháp sử dụng tin tức được lưu trữ trong danh sách, cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính. Khi sử dụng Mail Merge, bạn sẽ cần tư liệu Word (bạn cũng có thể có thể bắt đầu với tài liệu hiện có hoặc tạo tư liệu mới) và danh sách người nhận, thường là Excel workbook.

Cách sử dụng Mail Merge

1. Mở tài liệu Word hiện có hoặc tạo tư liệu mới.

2. Từ tab Mailings , nhấp vào lệnh Start Mail Merge và chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard từ menu drop-down.

Hộp Mail Merge sẽ xuất hiện và chỉ dẫn bạn qua 6 bước chính để hoàn tất nhiệm vụ.

Ví dụ mẫu

Ví dụ sau đây trình bày cách tạo một bức thư dạng biểu mẫu và hợp nhất bức thư với một danh sách người nhận.

Bước 1 : Từ ngăn tác vụ Mail Merge ở phía bên phải của cửa sổ Word, hãy chọn loại tư liệu bạn mong muốn tạo. Ví dụ sẽ chọn Letters. Sau đó nhấp vào Next: Starting document  để chuyển sang bước 2.

Bước 2 : Chọn Use the current document , sau đó nhấp vào Next: Select recipients  để chuyển sang bước 3.

Bước 3 : Bây giờ, bạn sẽ rất cần một bản kê địa chỉ để Word cũng có thể tự động đặt từng địa điểm vào tài liệu. Danh sách có thể nằm trong file hiện có, chẳng hạn như Excel workbook hoặc bạn có thể nhập danh sách địa mới chỉ với trong Mail Merge Wizard .

1. Chọn Use an existing list , sau đó nhấp vào Browse để chọn file.

2. Định vị file, sau đó nhấp vào Open.

3. Nếu bản kê địa chỉ nằm trong Excel workbook, hãy chọn trang tính có chứa danh sách, sau đó bấm OK.

4. Trong hộp thoại Mail Merge Recipients , bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn từng hộp để khống chế những người nhận nào được đưa vào. Theo mặc định, tất cả người nhận phải được chọn. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào OK.

5. Nhấp vào Next: Write your letter  để chuyển sang bước 4.

Nếu không có sẵn danh sách địa chỉ, bạn cũng có thể có thể nhấp vào nút Type a new list và nhấp vào Create , sau đó nhập danh sách địa chỉ theo phương pháp thủ công.

Bước 4 : Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để viết thư của mình. Khi nó được in ra, mỗi bản sao của bức thư về cơ bản sẽ giống nhau; chỉ dữ liệu người nhận (chẳng hạn như tên và địa chỉ) là khác biệt. Bạn sẽ cần thêm trình đặt chỗ cho dữ liệu người nhận để Mail Merge biết chính xác nơi cần thêm dữ liệu.

Cách chèn dữ liệu người nhận

1. Đặt điểm chèn vào tư liệu nơi bạn muốn tin tức xuất hiện.

2. Chọn một trong các tùy chọn giữ chỗ. Ví dụ sẽ chọn Address block.

3. Tùy thuộc vào chọn lựa của bạn, 1 hộp thoại cũng đều có thể xuất hiện với các tùy chọn tùy chỉnh khác nhau. Chọn các tùy chọn mong muốn, sau đó bấm OK.

4. Một trình đặt chỗ sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn (ví dụ: «AddressBlock»).

5. Thêm bất kỳ trình giữ chỗ nào khác mà bạn muốn. Ví dụ sẽ thêm một chỗ dành sẵn cho Greeting line ngay phía trên phần nội dung của bức thư.

6. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Next: Preview your letters  để chuyển qua bước 5.

Đối với một số bức thư, bạn sẽ chỉ cần thêm Address block và Greeting line . Nhưng bạn cũng có thể có thể thêm nhiều trình giữ chỗ hơn (chẳng hạn như tên hoặc địa điểm của người nhận) trong phần nội dung của bức thư để cá nhân hóa nó hơn nữa.

Bước 5:

1. Xem trước các bức thư để đảm bảo thông tin từ danh sách người nhận xuất hiện chuẩn xác trong bức thư. Bạn có thể sử dụng các mũi tên cuộn trái và phải đặt xem từng phiên bản của tài liệu.

2. Nếu mọi thứ đều đúng, hãy nhấp vào Next: Complete the merge  để chuyển sang bước 6.

Bước 6:

1. Nhấp vào Print để in các bức thư.

2. Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Quyết định xem bạn muốn in tất cả các thư, tư liệu hiện tại (bản ghi) hay chỉ một nhóm đã chọn, sau đó bấm OK. Ví dụ sẽ chọn in mọi thứ thư.

3. Hộp thoại Print sẽ xuất hiện. Điều chỉnh cài đặt in nếu cần, sau đó bấm OK. Các bức thư sẽ có in.

Word 2019,microsoft word 2019,microsoft office word 2019,word office 2019,office word 2019,office 2019 word,Mail Merge,công cụ Mail Merge,cách sử dụng Mail Merge

Nội dung Word 2019 (Phần 29): Công cụ Mail Merge được tổng hợp sưu tầm biên tập bởi: Tin Học Trường Tín. Mọi ý kiến vui lòng gửi Liên Hệ cho truongtin.top để điều chỉnh. truongtin.top tks.