Kiểm tra và bảo vệ bài thuyết trình trong PowerPoint 2016

Trước khi chia sẻ bài thuyết trình, bạn luôn muốn đảm bảo rằng nó chưa cho dù là bất kỳ thông tin nào cần giữ riêng tư. Bạn cũng có thể có thể không khuyến khích việc người khác chỉnh sửa file của mình. May mắn thay, PowerPoint 2016 cho dù là một số công cụ để giúp kiểm tra và bảo quản cho bài thuyết trình.

Document Inspector

Bất cứ bao giờ tạo hoặc chỉnh sửa bài thuyết trình, một số thông tin cá nhân nhất định có thể được thêm vô file 1 cách tự động (ví dụ, thông tin về người sáng tác của tài liệu). Người dùng cũng đều có thể sử dụng Document Inspector để xóa loại thông tin này trước khi chia sẻ bài thuyết trình với những người khác.

Vì một số thay đổi có thể là vĩnh viễn, nên hãy sử dụng Save As để tạo bản sao dự phòng cho bài thuyết trình trước lúc sử dụng Document Inspector.

Cách sử dụng Document Inspector

1. Nhấp vào tab File để chuyển đến chế độ xem Backstage.

2. Từ bảng điều khiển Info, nhấp vào Check for Issues , sau đó chọn Inspect Document từ menu drop-down.

3. Document Inspector sẽ xuất hiện. Chọn hoặc bỏ chọn các hộp, tùy thuộc vào nội dung muốn xem lại, sau đó nhấp vào Inspect. Trong thí dụ ở bài viết này, ta sẽ sử dụng các lựa chọn mặc định.

4. Kết quả kiểm tra sẽ hiển thị dấu chấm than cho bất kỳ danh mục nào tìm thấy dữ liệu mẫn cảm và cũng có nút Remove All cho mỗi danh mục này. Nhấp vào Remove All để xóa dữ liệu.

5. Khi đã hoàn tất, nhấp vào Close.

Bảo vệ bài thuyết trình

Theo mặc định, bất kỳ ai có quyền truy cập vào bài thuyết trình đều có thể mở, sao chép và chỉnh sửa nội dung trừ khi người tạo bảo vệ nó. Có vài cách để bảo vệ một bài thuyết trình, tùy thuộc vào nhu cầu của mỗi người.

Cách bảo vệ tư liệu

1. Nhấp vào tab File để chuyển qua chế độ xem Backstage.

2. Từ bảng điều khiển Info, nhấp vào lệnh Protect Presentation.

3. Trong menu drop-down, chọn tùy chọn thích hợp nhất với nhu cầu. Trong thí dụ này, ta sẽ chọn Mark as Final . Tùy chọn Mark as Final là một cách tốt để không khuyến khích người khác chỉnh sửa file, trong lúc các tùy chọn khác cho phép người sử dụng kiểm soát nhiều hơn nếu cần.

4. Một hộp thoại sẽ xuất hiện, nhắc bạn lưu lại. Nhấn OK.

5. Một hộp thoại khác sẽ xuất hiện. Nhấn OK.

6. Bài thuyết trình sẽ được đánh dấu là phiên bản cuối cùng. Bất cứ lúc nào người khác mở file, một thanh sẽ xuất hiện phía trên cùng để không khuyến khích họ chỉnh sửa tài liệu.

Đánh dấu bài thuyết trình là phiên bản cuối sẽ không ngăn tận gốc việc ai đó chỉnh sửa tài liệu vì họ vẫn cũng có thể chọn Edit Anyway. Nếu muốn tận gốc ngăn mọi người chỉnh sửa bài thuyết trình của mình, bạn cũng có thể có thể sử dụng tùy chọn Restrict Access thay thế.

Chúc bạn thi hành thành công!

PowerPoint 2016,kiểm tra bài thuyết trình trong PowerPoint,bảo vệ bài thuyết trình trong PowerPoint,Document Inspector

Nội dung Kiểm tra và bảo vệ bài thuyết trình trong PowerPoint 2016 được tổng hợp sưu tầm biên tập bởi: Tin Học Trường Tín. Mọi ý kiến vui lòng gửi Liên Hệ cho truongtin.top để điều chỉnh. truongtin.top tks.